パソコン管理業務をアウトソーシング!
依頼できる内容やメリット、サービスの選び方を解説

パソコン管理業務はライフサイクル管理やキッティングなど多岐にわたり、社内ですべての業務を完結しようとするとコストやトラブル時の対応などで課題が生じることがよくあります。そこで選択肢になるのがアウトソーシングの活用です。本記事では、アウトソーシングできるパソコン管理業務の内容やメリット、サービスの選び方をご紹介します。

パソコン管理業務のアウトソーシングで依頼できる内容とは

アウトソーシング可能なパソコン管理業務は主に以下の5つです。

パソコンなどIT資産のライフサイクル管理

アウトソーシング可能な管理業務の一つとして、パソコンやタブレット、スマートフォンといったIT資産のライフサイクル管理業務が挙げられます。
自社が求める要件に対応したデバイスの調達から運用管理、廃棄まで、ライフサイクル管理を一貫してアウトソーシングすることで効率化を実現し、自社で行わなければならない管理業務の負担を軽減できます。

パソコンのキッティング

パソコンに必要なソフトのインストールやアプリケーション設定などを行い、ユーザーが使用できる環境を整えるなど、パソコンの導入後すぐに使用できるようにするための作業をキッティングといいます。

キッティングはパソコンの導入時に行うほか、新入社員の入社時や、オフィスの移転や新設のタイミング、機器を更新する時にも実施する必要があります。
さらに、マウスやキーボード、モニターといった周辺機器を導入した際にも行わなければなりません。

特にパソコンの導入時は、情報量が多く大きな手間がかかるため、自社の情報システム部門が対応を行うには負担が大きいことが課題です。
アウトソーシングを利用すれば、専門家が作業を進めるため時間をかけることなくキッティングを実施でき、作業の漏れやミスに起因するトラブルも防げるので安心です。セキュリティ対策を十分に行うためにも、アウトソーシングを行うと良いでしょう。

ソフトやライセンスの管理

アウトソーシングを利用することで、インストールしたソフトウェアの設定や、アップデートの対応を行ってもらうこともできます。

また、サブスクリプション型のソフトウェアやクラウドサービスなどのライセンスは、ソフトウェアの導入時に一括で支払うこともあれば、毎月もしくは毎年の支払いが発生するものもあります。ライセンス管理が正しく行われていないと、すでに使っていないPCのライセンス料をムダに支払ってしまうことや、ライセンス期限が切れているにも関わらず更新できておらず、ソフトが使えなくなるなどのトラブルも生じます。ライセンス管理は自社で行うよりも、トラブル発生時もすぐに対処してもらえるのでおすすめです。

ヘルプデスク対応

ヘルプデスク対応をアウトソーシングすると、アカウントの利用やパソコンの動作に関するトラブルが発生した場合にも対処してもらえます。

これにより、異動や入社したばかりで社内のIT関連業務に不慣れな社員からの相談・質問に対応できます。また業務に習熟している社員でも、パソコンに思わぬ不具合やトラブルが生じて業務を進められなくなることや、細かな操作で分からない点が出てくることがあります。そうした場合にもヘルプデスクに対応してもらうことが可能です。

このように、アウトソーシングを活用することでIT業務に関する質問に素早く対応でき、適切なフォローを受けられます。

セキュリティ対策

テレワークが普及した昨今では、より強固なセキュリティ対策が求められています。情報漏えいや不正アクセスなどのセキュリティ面が十分に整っていないと、思わぬトラブルを引き起こしてしまう恐れがあるため注意が必要です。
アウトソーシングを利用すれば、企業のセキュリティを担保してもらえるためテレワークにおけるリスクを低減できます。

パソコン管理業務でアウトソーシングできる内容は以下の記事でも課題別に紹介していますので、併せてご覧ください。

次章では、これらの業務をアウトソーシングするメリットを解説します。

パソコン管理業務をアウトソーシングするメリット

パソコン管理業務をアウトソーシングするメリットとしては、以下の4つが挙げられます。

トラブル時の復旧が迅速になる

パソコンや周辺機器における不具合の発生や故障が起こった場合にも、ヘルプデスク機能をアウトソーシングしていればプロのスタッフがスムーズに適切な対応を行ってくれるため、迅速な復旧が見込めます。トラブル時にも素早く復旧できる体制があることで、システムを安定的に稼働させることが可能です。

パソコン運用管理以外の業務にリソースを割ける

パソコン運用管理をアウトソーシングすることで、IT戦略の立案やシステム企画、社内ポリシーや運用フローの改善など、他のコア業務に人的リソースを割くことができ、より生産性の高い業務体制を構築できます。

しかし、アウトソーシング先の企業やサービスによってどこまで対応可能かは変わってくるため、事前によく確認しておきましょう。

業務の属人化を解消できる

パソコン管理業務を自社で行っていると、業務内容やフローを担当者しか知らないという属人化が発生しやすくなります。そのため、担当者が不在のタイミングでトラブルが発生すると迅速に対応できず、システムの早期普及や安定稼働に支障をきたす恐れがあります。
アウトソーシングを実施することで、こうした属人化の課題を解消することが可能です。

コスト削減が可能

アウトソーシングには委託の費用はかかりますが、パソコン管理業務を担う人材の確保や育成のための人的・経済的コストや、突発的なトラブル対応に関わる残業代などのコストがかからなくなります。そのため、アウトソーシングした方がトータルでのコスト削減につながる場合があります。

次章では、アウトソーシング先をどのように選べば良いのかについて解説します。

パソコン管理業務のアウトソーシング先の選び方

パソコン管理業務をアウトソーシングする際は、以下の4点を考慮して委託先を選ぶと良いでしょう。

サービス内容

パソコン管理業務は幅広く、サービスによって対応している内容には違いがあります。
まずは、現状で多くのリソースを割いている業務を洗い出し、その人的・時間的コストを把握した上で、アウトソーシング先が提供するサービスで自社の課題を解決可能か確認することが大切です。また、サービス提供会社が持つ専門性にも差があるため、自社の用途や目的に対応したものであるか検討する必要もあります。

情報の取り扱い方

自社のパソコンには機密情報が多く含まれています。そのため、機密情報の取り扱いに関する規定を設けた上で、守秘義務契約や秘密保持契約を締結しておくことが必須です。情報漏洩が発生すると、関係先への賠償といった経済的被害のみならず、公表されることによる信用失墜やイメージ低下といったダメージもあり、事業継続が困難になる可能性もゼロではありません。

アウトソーシングを活用する際には、サービス提供会社が情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)の国際規格である「JIS Q 27001」を取得しているか、機密情報保持に関する実績や信用があるかなどを確認しておきましょう。

コスト

アウトソーシングによってどの程度の費用対効果が得られるかという点も、アウトソーシング先の選定において検討すべき事項です。
1社のみではコストを比較できないため、複数のアウトソーシング先の候補から見積もりをもらい、比較検討する必要があります。コスト面ももちろん重要ですが、自社の目的や課題解決に適したサービスを提供しているか(オプションでも可)、サポート体制は十分かといった点を踏まえて検討し、費用対効果をシミュレーションすることが大切です。

導入実績

サービス提供会社のアウトソーシングにおける実績も確認しておきたい要素の1つです。サービス内容や費用、サポート体制等で大きな違いがない場合は、実績豊富な会社を選んだ方がトラブルが発生した際の対応ノウハウを多く蓄積している可能性が高いため、安定的な稼働や早期復旧を実現しやすくなります。

パソコン管理業務のアウトソーシングならWave PC Mate

ご紹介したように、パソコン管理業務のアウトソーシングで依頼できる内容にはさまざまなものがあります。 NTTデータ ウェーブが提供するWave PC Mateなら、パソコンの調達から導入、運用管理、撤去までのライフサイクル管理をアウトソーシング可能です。
ISMS認証基準「JIS Q 27001」を取得しているため、情報セキュリティ面でも安心してご利用いただけます。また、費用は月額サービス料金のみであるためトータルコストの削減も可能です。導入実績も豊富であり、導入事例も公開しているため、パソコン運用管理のアウトソーシングを検討している方はご覧ください。

導入事例

Wave PC Mateの詳細については、下記からご覧ください。

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このコラムを書いたライター
Wave PC Mate 運営事務局
Wave PC Mate 運営事務局
Wave PC Mateは、NTTデータ ウェーブが提供するハードウェアの調達から導入、運用管理、撤去・廃棄までのPCライフサイクルマネジメントのトータルアウトソーシングサービスです。本サイトでは、法人企業のPC運用管理業務の課題解決に役立つ様々な情報をお届けします。