【法人向け】パソコン買い換え時にやること、注意点とは

法人PCは、必ず一定期間でリプレイスする必要があります。故障した後に買い替えを検討した場合、データが消失するリスクやパソコンが使えない期間が生じてしまうため、買い替えるべきタイミングをあらかじめ把握し、準備しておくことが重要です。

法人PCのリプレイスに最適な時期や業務のポイントは以下の記事で紹介しています。

法人PCに不可欠なリプレイス業務の方法やポイントを解説

PCの経年劣化や故障、新OSやアプリケーションへの対応など、企業はPCリプレイス（入れ替え）を定期的に行う必要があります。リプレイスにはいくつかの方式やポイントがあり、PCやシステムの運用環境などに応じて最適なやり方を選択することが重要です。本記事では、法人PCのリプレイス方式や注意点、情シス部門の担当者が押さえておくべきポイントをご紹介します。

法人PCを買い替える際には、インターネットへの接続、OSの初期設定、データ移行、これまで使用していたPCの廃棄など、多くの作業が発生します。これらの作業を適切に行わなければ、業務の停滞やセキュリティリスク、データの損失など重大な問題につながる可能性があります。したがって、法人PCを入れ替える際には十分な計画と適切な対策が必要です。

法人PCを買い替える際にやるべきこととしては、主に以下の8つがあります。

初期設定時にはネット回線を利用するため、まずはPCをインターネットに接続します。インターネットに接続することで、Windowsの初期設定、ソフトのダウンロード、クラウドを使ったデータ移行など、さまざまな作業が可能となります。

次に、新しいオペレーティングシステム（OS）をインストールし、初期設定を行います。具体的には、言語と地域の選択、ライセンス契約の同意、インストール先の選択、基本設定、ネットワークの設定などが作業の対象です。OSのセットアップを完了することで、基本的なOSの動作環境が整備されます。

既知の脆弱性に対処するため、新しいパソコンのセキュリティ設定を確認します。また、ファイアウォールやウイルス対策ソフトウェア、マルウェア対策ソフトウェアなどをインストール・設定することも必要です。

以下の記事では、法人PCのセキュリティ対策におけるポイントについて解説しています。

法人PCのセキュリティ対策 基本ポイント6選

インターネットの普及やリモートワークの導入によって、ネットワークに関するセキュリティリスクが懸念され、企業では、セキュリティ対策を実施する必要性が高まっています。そこで本記事では、企業が把握しておくべきセキュリティリスクや基本的な対策について解説していきます。

セキュリティを強化し、パフォーマンスを向上させるために、Windows Updateを実施することも重要です。これにより、買い替えたPCのハードウェアの機能や性能を最大限に活用することができます。

プリンターやスキャナー、モニターなど、必要な周辺機器を接続します。多くの場合には、ドライバーやソフトウェアの再インストールが必要です。各メーカーのHPを確認し、定められた方法でインストールを実施します。

従業員のアカウントを設定し、必要なアプリケーションやデータへのアクセス権限を管理します。管理者が従業員一人ひとりの業務に合わせて最適なアクセス権限を付与することで、情報漏洩のリスクを未然に防ぐことができます。

なお、パソコンやスマホなどのIT機器を導入する際に各種設定やセットアップを行い、ユーザーが使える状態にすることを「キッティング」と呼びます。キッティングについては以下の記事で詳しく解説しています。

キッティングとは？手順や自社で行う際の課題、業務委託のメリットを解説！

オフィスにて新たなPCやモバイル端末を導入する際、各種アプリケーション設定等利用者へ払い出す前のセットアップなどを行うことを「キッティング」と呼びますが、自社で行う場合には情シス部門の負担増加やオペレーションミスの誘発など課題があります。本記事では、キッティングの概要やその手順、さらにキッティングを外部に業務委託するメリットなどをご紹介します。

PCの買い替えの際には、これまで利用していたPCから新しいPCへのデータ移行が必要です。
一般的には、ユーザフォルダのデータやメールデータ、その他ダウンロードデータや写真、動画データ等が移行対象に含まれます。

PCのデータ移行は、以下の手順で実施します。

①　移行するデータの洗い出し
②　データのバックアップ
③　新しいパソコンへのデータ移行

法人PCのデータ移行は個人PCに比べ、セキュリティ面や実施時間帯を考慮して行う必要があり、注意が必要です。データ移行の方法は複数あるため、その中から自社に適した方法を選択します。以下は、主なデータ移行の方法です。

・ファイルサーバの利用
・記録メディア（USBメモリー/HDD）の利用
・クラウド利用（オンラインストレージ）
・ベンダーが提供する移行ツールを利用

それぞれの移行方法の詳細や、法人PCをリプレイスする際のデータ移行におけるポイントは以下の記事で解説しています。

法人PCをリプレイスする際のデータ移行はどうする？

PCのリプレイス時には、直前に利用していたPCからデータを移行する必要があります。特に、法人PCのデータ移行ではセキュリティ面や実施時間帯を考慮して行う必要があり、注意が必要です。そこで本記事では、法人PCの基本的なデータ移行方法やリプレイスする際の注意点を解説し、スムーズかつ安全にデータ移行ができるサービスをご紹介します。

法人PCは「廃棄物の処理及び清掃に関する法律（廃棄物処理法）」という法律に基づいて廃棄する必要があり、一般的なPCよりも厳重に廃棄する必要があります。そのため、企業の担当者は法的義務や責任の範囲などをしっかりと理解したうえで廃棄しなければなりません。

廃棄方法は、PCの調達手段が購入か、レンタルまたはリースかによって異なります。
購入の場合はすべて自社で対応する必要があり、購入したメーカーに回収してもらうか、産業廃棄物処理会社やPC処分・リサイクルサービスの業者に依頼します。レンタルやリースでPCを調達した場合は、廃棄時のデータ消去は自社で行う必要がありますが、廃棄予定のPCの回収から廃棄までの工程は、提供元であるレンタル企業やリース企業に任せることが可能です。

法人PCを廃棄する際の注意点は以下の記事でご紹介しています。

法人PC廃棄の基本的な流れと注意すべき４つのポイント

法人が所有するPCの廃棄は、法律に則って適切に行わなければなりません。廃棄方法は、調達方法が購入か、もしくはリース・レンタルかによって異なります。本記事では、調達方法別に法人PCの廃棄方法や流れ、注意すべき点などを解説します。

法人PC買い替え時には、移行対象データやスケジュールの決定、古いPCの廃棄などに関して、注意すべき点があります。

不要なデータを移行すると、ディスクやファイルサーバなどのストレージ容量を無駄に消費してしまったり、データ移行の際に余計に時間がかかってしまったりするケースがあります。そのため、移行すべきデータとそうでないデータを整理しておくことが大切です。

また、データ移行のためには、あらかじめまとまった時間を確保する必要があります。データ容量やパソコンのスペック、移行方法により異なりますが、半日は要すると考えたほうが良いでしょう。データ移行中に緊急対応が必要な業務が発生してしまうと、PCが使えずに対応できないというケースがあるため、データ移行作業をどのようなスケジュールで行うのか事前に検討しておく必要があります。

法人PCには、顧客情報や企業の内部情報などの機密データが入っており、データが完全に消去できていないと情報漏洩につながるリスクがあるため、厳重な注意が必要です。

PCのデータは、ファイルの削除やHDD・SSDの再フォーマットでは完全に消去されず、ファイル復元ツールなどにより復元されてしまうリスクがあります。こうしたリスクを回避するためには、データ消去ソフトの利用や磁気破壊、または専門業者への委託が有効です。

法人PC買い替え時にやるべき作業は複雑であり、多くの時間を要します。特に、多くのPCを一斉に買い替える際に、他の業務と並行しながらリプレイス作業を遂行することは非常に難しく、自社内で対応することはハードルが高いと考えた方が良いでしょう。最初から外部への委託を前提とした方が安心です。

また、外部の専門家に依頼することで、法人PCの買い替えに関する専門知識と豊富なノウハウ、経験を活用することもできます。

法人PCを買い替える際は、PC運用管理のアウトソーシングも検討することがおすすめです。アウトソーシングすることで、他のコア業務に人的リソースを割くことができ、業務を停滞させずに法人PCのリプレイスを実施できます。

「Wave PC Mate」は、法人PCの買い替えだけでなく、運用、保守、撤去・廃棄まで、PCライフサイクル全体を通したトータルアウトソーシングサービスです。

法人PCの買い替えに関する情報の整理や計画立案から、導入時のセットアップ実施まで、一貫してサポートします。さらに、リプレイスしたPCのライフサイクルの把握、利用後のPC回収スケジュール調整、回収業者の手配なども可能です。これらの対応をすべて含めたサービス体系であるため、買い替え時に発生する手間やコストを抑えることができます。

以下では、PCを導入する際に行う「キッティング作業」の初期設定から障害発生時の対応まで、トータルで効率化する方法を解説していますので、ぜひご覧ください。