リースパソコン返却時の注意点とは？データ消去や状態確認の重要性

パソコンのリースは、導入時の初期費用を抑えられることや、新品を長期的に使用できるといった多くのメリットがあります。しかし、返却時には適切な手順を守ることが非常に重要です。

リース契約の場合、返却前に自社でデータを完全消去することが求められます。特に機密情報や個人情報などを扱う企業は、単なる初期化では不十分であり、データの復元が不可能な専用ツールを使用するか、専門業者に依頼するなどして完全に削除しなければなりません。不完全なデータ消去のまま返却すると、情報が漏洩するリスクが生じ、最悪の場合、重大な情報漏えい事故につながる恐れがあります。

また、返却時には契約内容を再確認し、返却条件に基づく追加費用が発生するかどうかも確認しておくことが重要です。返却手順や費用の把握を怠ると、返却時に予期せぬトラブルや追加費用が発生することがあります。そのため、契約時に決められた手順を守り、スムーズに返却できるよう準備しておくことが推奨されます。

事前に必要な情報を確認し、適切な手続きを行うことで、無用な問題を避けることができ、円滑なリース返却が実現します。

パソコンのリースのメリット・デメリットについては以下の記事をご覧ください。

法人向けパソコンはリースかレンタルか？メリデメや購入との使い分けも解説

法人向けのパソコンはリース・レンタル・購入での調達が一般的ですが、結局どの方法で調達するのが良いのだろうと思われる方も多いのではないでしょうか。 本記事では、法人でパソコンを調達する際に、リース・レンタルを活用するメリット・デメリットを踏まえ、リース契約時の注意点について解説していきます。

また、法人パソコンを廃棄する際の流れについてはこちらの記事をご覧ください。

法人PC廃棄の基本的な流れと注意すべき４つのポイント

法人が所有するPCの廃棄は、法律に則って適切に行わなければなりません。廃棄方法は、調達方法が購入か、もしくはリース・レンタルかによって異なります。本記事では、調達方法別に法人PCの廃棄方法や流れ、注意すべき点などを解説します。

以下では、リースが終了したパソコンを返却する際の注意点について解説します。

データのバックアップと消去は最も重要な工程です。適切に消去されていないデータが残っていると、情報漏えい事故につながるリスクがあります。

重要なデータは外付けSSDやクラウドストレージ等にバックアップしたうえで、データ復元が不可能な専用ソフトウェアを使用するか、可能であれば専門業者にデータ消去を依頼します。バックアップしたデータは、安全なストレージに保管するとよいでしょう。

さらに詳しいデータ移行の方法については、以下の記事も参考にしてください。

法人PCをリプレイスする際のデータ移行はどうする？

PCのリプレイス時には、直前に利用していたPCからデータを移行する必要があります。特に、法人PCのデータ移行ではセキュリティ面や実施時間帯を考慮して行う必要があり、注意が必要です。そこで本記事では、法人PCの基本的なデータ移行方法やリプレイスする際の注意点を解説し、スムーズかつ安全にデータ移行ができるサービスをご紹介します。

パスワード設定が残ったまま返却すると、リース会社はOSの再インストールやデータ消去といった処理ができなくなり、修理品扱いになります。その場合、修理費用を自社で負担しなければならない可能性があるため注意が必要です。

例えばWindows の場合、アカウントのパスワード解除は「設定」→「アカウント」→「サインインオプション」から、パスワードを削除します。BIOS（マザーボードに格納された、周辺機器の制御や起動時のOSの読み込みを行うソフトウェア）に設定されているパスワードがある場合は、起動時に解除する必要があります。

本体や付属品に傷や破損がないか、液晶画面にひびや黄ばみがないかなど、物理的な損傷の有無を確認します。

正常に起動・シャットダウンできるか、キーボードやマウス、タッチパッドの動作が正常かといった動作確認も行う必要があります。またACアダプター、マニュアル、マウスなどの付属品が揃っているかどうかもチェックしましょう。

返却期限や返却方法（持ち込みや集荷の指定）、送料負担の有無を確認し、返却手続きに遅れがないよう進めます。万が一遅延すると別途料金がかかることがあるため、スケジュール管理も徹底しましょう。また、破損や紛失に伴う費用も契約内容で確認しておくと安心です。

配送時に破損や故障することのないよう、緩衝材やエアキャップを使用して丁寧に梱包し、パソコンを衝撃から保護します。梱包材はできれば納品時のものを使用し、本体と付属品は別々に包んで傷がつかないようにしましょう。ケーブル類はまとめて保護し、本体には巻き付けないように注意します。丁寧な梱包は、パソコンの安全を守るだけでなく、返却のマナーとしても重要です。

リースパソコン返却時にトラブルや事故が発生するのを防ぐためには、以下の点を押さえておく必要があります。

リース契約書を確認し、返却方法や期限、条件などを把握します。返却方法の詳細が記載されていない場合は、リース会社に事前に問い合わせておくと良いでしょう。

リース会社が指定する返却手順を確認したうえで、梱包方法、送付先、返却期限などの指示に従って、スケジュールに余裕をもって返却の手続きを進めます。

一般的には利用者側でデータを消去するのが原則ですが、一部のリース会社ではデータ消去サービスが提供されています。データ消去サービスが付帯している場合、その利用可否を確認しておきましょう。

また、データ消去後に証明書が発行されるか確認することも必要です。データ消去証明書は情報セキュリティ監査で必要となる場合があり、発行された場合は必ず保管しておきます。

返却手続きを進める前にこれらの確認を行うことで、返却時のトラブルやリスクを効果的に防止することができます。

法人パソコンをリースで利用する際には、データ消去や返却方法の確認をしっかりと行うことが大切です。手順に従って適切に返却することで、パソコン返却時のトラブルや情報漏えいなどを防ぐことができます。

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