【法人向け】パソコン買い換え時にやること、注意点とは？データ移行・初期設定方法を解説

法人PCは、必ず一定期間でリプレイスする必要があります。故障した後に買い替えを検討した場合、データが消失するリスクやパソコンが使えない期間が生じてしまうため、買い替えるべきタイミングをあらかじめ把握し、準備しておくことが重要です。

具体的はリプレイスのタイミングとしては以下があります。

・PCの寿命が来たとき：一般的なPCの寿命は3～4年程度であり、この年数を経過したタイミングでリプレイスする必要があります。

・新しい性能が必要になったとき：新しい性能が必要ということは、業務に必要なスペックが不足しているということであり、リプレイスすべきタイミングと言えます。

・パフォーマンスが低下した/ストレージの空き容量が少なくなったとき：PCを長年使用しているとパフォーマンス低下やストレージの空き容量の問題が発生しやすくなるため、リプレイスを検討すべきです。

・OSのサポート終了が決まったとき：サポートが終了したOSはセキュリティ面やパフォーマンスの面で問題があるため、終了するタイミングでPCもリプレイスすることを検討しても良いでしょう。

Windows10のサポート終了とWindows11への移行（アップグレード）については以下の記事をご覧ください。

Windows11にアップグレードすべきか？メリットや無償移行の要件、注意点を解説

Windows10のサポート終了が近づいている中、Windows11へのアップグレードを検討しているものの、本当にすべきかどうか迷っている方は多いのではないでしょうか。Windows11へアップグレードすると多くのメリットを得られますが、無償移行には要件があり、現時点からアップグレードする場合には注意点もあるため、それらを踏まえて計画的に移行対応することが重要です。 そこで、本記事ではWindows11へのアップグレードのメリットやデメリット、アップグレードする際の要件や注意点などをご紹介します。

法人PCのリプレイスに最適な時期や業務のポイントは以下の記事で紹介しています。

法人PCに不可欠なリプレイス業務の方法やポイントを解説

PCの経年劣化や故障、新OSやアプリケーションへの対応など、企業はPCリプレイス（入れ替え）を定期的に行う必要があります。リプレイスにはいくつかの方式やポイントがあり、PCやシステムの運用環境などに応じて最適なやり方を選択することが重要です。本記事では、法人PCのリプレイス方式や注意点、情シス部門の担当者が押さえておくべきポイントをご紹介します。

法人PCを買い替える際には、インターネットへの接続、OSの初期設定、データ移行、これまで使用していたPCの廃棄など、多くの作業が発生します。これらの作業を適切に行わなければ、業務の停滞やセキュリティリスク、データの損失など重大な問題につながる可能性があります。したがって、法人PCを入れ替える際には十分な計画と適切な対策が必要です。

PCの買い替え前にやるべきこととしては以下の5つがあります。

まずは買い替え後のPCのハードウェアやCPU、ソフトウェア、周辺機器に互換性があるかを確認します。
現在利用しているソフトウェアが古いと、Windows11にインストールできない場合があるので注意が必要です。

現在のPCで自動ログインサービスを利用している場合、買い替え後に自動でログインできなくなる可能性があるため注意しましょう。
外部メモリに保存する、パスワードマネージャーからパスワードをエクスポートする（Google Chromeを使用している場合）などの対策を行う必要があります。

重要なドキュメント、写真、動画などのファイルを整理します。
買い替えのタイミングで不要なファイルやソフトは削除し、移行すべきデータを整理しておくことがおすすめです。

外付けハードディスクやクラウドストレージを使用して、整理したデータをバックアップします。
買い替え後にメールアカウントを新たに作成する場合、新たなアカウントでも過去のメールを閲覧できるようにメールアカウントのデータをバックアップしておく必要があります。

使用しているソフトウェアのリストを作成し、新しいパソコンでも必要か、移行できるかを確認します。
ソフトウェアのライセンスの有効期限が切れていると移行できない可能性があるため、ライセンス情報を整理し、新しいパソコンでの再インストールに備える必要があります。

買い替えるパソコンを選ぶ際には、使用目的を明確にし、それに応じた適切なスペック（OS、CPU、メモリ、ストレージ）のものを選定することが重要です。
また、オフィスでの利用がメインなのか、自宅でのテレワークでも使用するのかなど、利用シーンに応じて重さ・サイズを考慮することや、長期的な利用を前提としたサポートや保証があるか確認することも必要です。

選定ポイントの詳細は以下の記事で解説しています。

法人パソコン購入時の選び方や押さえるべき注意点を解説！

法人向けパソコンは、多様で複雑な業務に対応できるよう、個人向けとは異なるスペックや機能を備えています。しかし、法人向けといっても多くのメーカーからさまざまな機種が発売されており、どれを選べばよいか迷う方も多いのではないでしょうか。本記事では、法人パソコンを選ぶ際のポイントや購入時の注意点について解説します。

法人PCを買い替える際にやるべきこととしては、主に以下の7つがあります。

初期設定時にはネット回線を利用するため、まずはPCをインターネットに接続します。インターネットに接続することで、Windowsの初期設定、ソフトのダウンロード、クラウドを使ったデータ移行など、さまざまな作業が可能となります。
なお、工場用や病院のカルテ用など、インターネット接続を行わない（必要としない）PCも一部存在し、その場合この工程は不要です。

次に、新しいオペレーティングシステム（OS）をインストールし、初期設定を行います。具体的には、言語と地域の選択、ライセンス契約の同意、インストール先の選択、基本設定、ネットワークの設定などが作業の対象です。OSのセットアップを完了することで、基本的なOSの動作環境が整備されます。

既知の脆弱性に対処するため、新しいパソコンのセキュリティ設定を確認します。また、ファイアウォールやウイルス対策ソフトウェア、マルウェア対策ソフトウェアなどをインストール・設定することも必要です。

以下の記事では、法人PCのセキュリティ対策におけるポイントについて解説しています。

法人PCのセキュリティ対策基本ポイント7選

インターネットの普及やリモートワークの導入によって、企業を取り巻くセキュリティ脅威は増大しています。そのため、セキュアな無線LANの利用やOS・ソフトウェアのアップデート、セキュリティソフトの導入といった基本的なセキュリティ対策を徹底する必要性が高まっています。 そこで本記事では、企業が把握しておくべきセキュリティリスクや基本的な対策について解説していきます。

パソコン購入時には、アカウントの作成と適切なパスワードの設定、最新のOSやソフトウェアへのアップデート、定期的なバックアップといった基本的かつ必要なウイルス対策を徹底することも重要です。

パソコン購入時に必要なウイルス対策の詳細については以下の記事をご覧ください。

パソコン購入時に必要なウイルス対策とは？
セキュリティソフトの必要性と選び方

多くの個人情報や機密情報を扱う企業にとって、パソコンのウイルス対策は非常に重要です。近年はサイバー攻撃が複雑化・巧妙化していますが、法人パソコン購入時に適切なセキュリティソフトを導入し、対策を行うことでリスクを減らすことができます。 本記事では、パソコン購入時に求められるウイルス対策や、セキュリティソフトの導入メリット、選び方を解説します。

セキュリティを強化し、パフォーマンスを向上させるために、Windows Updateを実施することも重要です。これにより、買い替えたPCのハードウェアの機能や性能を最大限に活用することができます。

Windows Updateの詳細や注意点については以下の記事をご覧ください。

Windows FU（Feature Update）とは？適用時に注意すべきポイントを解説

Windowsでは、定期的に新しい機能や修正が含まれるアップデートが提供されます。これらのアップデートには、FU（Feature Update）とQU（Quality Update）の2つの主要なタイプがあります。適切なPC運用を行うためにはOSのアップデートが不可欠ですが、アップデートの際には既存のアプリ等の動作に影響が出る可能性や、業務への負荷がかかる可能性があるため、注意が必要です。本記事では、Windows FUにおける適用時の注意点や適切な管理方法を解説します。

プリンターやスキャナー、モニターなど、必要な周辺機器を接続します。多くの場合には、ドライバーやソフトウェアの再インストールが必要です。各メーカーのHPを確認し、定められた方法でインストールを実施します。

従業員のアカウントを設定し、必要なアプリケーションやデータへのアクセス権限を管理します。管理者が従業員一人ひとりの業務に合わせて最適なアクセス権限を付与することで、情報漏洩のリスクを未然に防ぐことができます。

なお、パソコンやスマホなどのIT機器を導入する際に各種設定やセットアップを行い、ユーザーが使える状態にすることを「キッティング」と呼びます。キッティングについては以下の記事で詳しく解説しています。

キッティングとは？作業内容や注意点、業務委託のメリットを解説！

オフィスにて新たなPCやモバイル端末を導入する際、各種アプリケーションの設定等、利用者へ払い出す前のセットアップを行うことを「キッティング」と呼びます。キッティングはデジタルデバイスが身近な現代において重要な作業ですが、自社で行う場合にはスケジュール管理やオペレーションミスによるトラブルの発生など注意すべき点があります。 本記事では、キッティング作業内容やセットアップとの違い、注意点、さらにキッティングを外部に業務委託するメリットなどをご紹介します。

PCの買い替えの際には、これまで利用していたPCから新しいPCへのデータ移行が必要です。
一般的には、ユーザフォルダのデータやメールデータ、その他ダウンロードデータや写真、動画データ等が移行対象に含まれます。

PCのデータ移行は、以下の手順で実施します。

①　移行するデータの洗い出し
②　データのバックアップ
③　新しいパソコンへのデータ移行

法人PCのデータ移行は個人PCに比べ、セキュリティ面や実施時間帯を考慮して行う必要があり、注意が必要です。データ移行の方法は複数あるため、その中から自社に適した方法を選択します。以下は、主なデータ移行の方法です。

・ファイルサーバの利用
・記録メディア（USBメモリー/HDD）の利用
・クラウド利用（オンラインストレージ）
・ベンダーが提供する移行ツールを利用

それぞれの移行方法の詳細や、法人PCをリプレイスする際のデータ移行におけるポイントは以下の記事で解説しています。

法人PCをリプレイスする際のデータ移行はどうする？

PCのリプレイス時には、直前に利用していたPCからデータを移行する必要があります。特に、法人PCのデータ移行ではセキュリティ面や実施時間帯を考慮して行う必要があり、注意が必要です。そこで本記事では、法人PCの基本的なデータ移行方法やリプレイスする際の注意点を解説し、スムーズかつ安全にデータ移行ができるサービスをご紹介します。

PCを買い替えた後には、買い替え前の古いPCを適切な方法で廃棄する必要があります。

法人PCは「廃棄物の処理及び清掃に関する法律（廃棄物処理法）」という法律に基づいて廃棄する必要があり、一般的なPCよりも厳重に廃棄する必要があります。そのため、企業の担当者は法的義務や責任の範囲などをしっかりと理解したうえで廃棄しなければなりません。

廃棄方法は、PCの調達手段が購入か、レンタルまたはリースかによって異なります。
購入の場合はすべて自社で対応する必要があり、購入したメーカーに回収してもらうか、産業廃棄物処理会社やPC処分・リサイクルサービスの業者に依頼します。
レンタルやリースでPCを調達した場合は、廃棄時のデータ消去は自社で行う必要がありますが、廃棄予定のPCの回収から廃棄までの工程は、提供元であるレンタル企業やリース企業に任せることが可能です。

リースしたPCの返却時の注意点については、以下の記事で詳しく解説しています。

リースパソコン返却時の注意点とは？データ消去や状態確認の重要性

法人用パソコンをリース契約で使用している企業は少なくありません。リースパソコンにはメリットもありますが、返却時にはデータの取り扱いに注意し、パソコンの状態確認や契約内容の確認などをしっかりと行う必要があります。返却時の対応に問題があると思わぬトラブルの元となるため、注意が必要です。 本記事では、リース契約が終了したパソコンを返却する際の注意点や、返却時のトラブル・事故防止策を解説します。

法人PCを廃棄する際の注意点は以下の記事でご紹介しています。

法人PC廃棄の基本的な流れと注意すべき４つのポイント

法人が所有するPCの廃棄は、法律に則って適切に行わなければなりません。廃棄方法は、調達方法が購入か、もしくはリース・レンタルかによって異なります。本記事では、調達方法別に法人PCの廃棄方法や流れ、注意すべき点などを解説します。

法人PC買い替え時には、移行対象データやスケジュールの決定、古いPCの廃棄などに関して、注意すべき点があります。

不要なデータを移行すると、ディスクやファイルサーバなどのストレージ容量を無駄に消費してしまったり、データ移行の際に余計に時間がかかってしまったりするケースがあります。そのため、移行すべきデータとそうでないデータを整理しておくことが大切です。

また、データ移行のためには、あらかじめまとまった時間を確保する必要があります。データ容量やパソコンのスペック、移行方法により異なりますが、半日は要すると考えたほうが良いでしょう。データ移行中に緊急対応が必要な業務が発生してしまうと、PCが使えずに対応できないというケースがあるため、データ移行作業をどのようなスケジュールで行うのか事前に検討しておく必要があります。

法人PCには、顧客情報や企業の内部情報などの機密データが入っており、データが完全に消去できていないと情報漏えいにつながるリスクがあります。そのため、情報漏えいリスクや資産の有効活用といった観点から、古いPCが自社資産であればリユースをメインに検討すると良いでしょう。廃棄はリユースができない場合の最終手段であり、その際には厳重な注意が必要です。

PCのデータは、ファイルの削除やHDD・SSDの再フォーマットでは完全に消去されず、ファイル復元ツールなどにより復元されてしまうリスクがあります。こうしたリスクを回避するためには、データ消去ソフトの利用や磁気破壊、または専門業者への委託が有効です。

法人PC買い替え時にやるべき作業は複雑であり、多くの時間を要します。特に、多くのPCを一斉に買い替える際に、他の業務と並行しながらリプレイス作業を遂行することは非常に難しく、自社内で対応することはハードルが高いと考えた方が良いでしょう。最初から外部への委託を前提とした方が安心です。

また、外部の専門家に依頼することで、法人PCの買い替えに関する専門知識と豊富なノウハウ、経験を活用することもできます。

法人PCを買い替える際は、PC運用管理のアウトソーシングも検討することがおすすめです。アウトソーシングすることで、他のコア業務に人的リソースを割くことができ、業務を停滞させずに法人PCのリプレイスを実施できます。

「Wave PC Mate」は、法人PCの買い替えだけでなく、運用、保守、撤去・廃棄まで、PCライフサイクル全体を通したトータルアウトソーシングサービスです。

法人PCの買い替えに関する情報の整理や計画立案から、導入時のセットアップ実施まで、一貫してサポートします。ノートPC・デスクトップPCを問わず取り扱っており、特定ベンダーの製品に縛られず、自社の状況に合わせて最適なPCを提案できます。さらに、リプレイスしたPCのライフサイクルの把握、利用後のPC回収スケジュール調整、回収業者の手配なども可能です。
これらの対応をすべて含めたサービス体系であるため、買い替え時に発生する手間やコストを抑えることができます。

以下では、PCを導入する際に行う「キッティング作業」の初期設定から障害発生時の対応まで、トータルで効率化する方法を解説していますので、ぜひご覧ください。