PC管理台帳とは？必要性や作成方法、運用時の注意点

PC管理台帳とは、企業・組織が保有するPCや周辺機器の情報を一元管理するためのデータベースのことです。PC管理台帳には、各PCの詳細情報やステータスが記録されます。

主な記載項目は以下の通りです。

・メーカー・機種
・シリアルナンバー
・OS（バージョン）
・メモリおよびハードディスク容量
・IPアドレス
・使用者
・設置場所
・導入しているアプリケーションとそのバージョン
・購入またはレンタル・リース開始・終了の年月日と資産管理番号

これらの項目をデータベース化することで、機種や台数、利用者、運用状況などを一目で把握できるようになります。

PC管理台帳のベストプラクティスについては以下の記事で解説しています。

【PC管理台帳】調達後の資産管理は充分？ベストプラクティスを紹介

PC管理台帳は、企業内のIT資産の情報を一元的に管理するプロセスであり、IT資産管理業務の効率化・適正化を図るためにぜひとも作成・運用したいものです。PC管理台帳でPCの管理する際には、台帳のこまめな更新やセキュリティ対策、ライセンス管理などの工程を適切に行う必要があります。 本記事では、PC管理台帳の基本やベストプラクティスなどをご紹介します。

PC管理台帳は、以下の理由から作成が推奨されます。

PC管理台帳には、すべてのPCでセキュリティ対策が確実に実施されているかをチェックする役割があります。

例えば、各PCのOSのバージョンやインストールされているソフトウェアの情報を管理することで、セキュリティアップデートが必要な機器を迅速に特定し、対応できます。また、IPアドレスや設置場所の情報を管理することで、不正なデバイスの接続を検知しやすくなります。

PCの台数、スペック、使用状況などを一元管理することで資産の可視化が進み、余剰資産の特定や業務の効率化を図ることができます。

例えば、機器の購入日やスペック情報を管理することで、計画的な更新や保守が可能になり、ダウンタイムを減らすことが可能です。また、ソフトウェアのライセンス情報を管理することで、不要なライセンスの購入を防ぎ、コスト削減も期待できます。

以下の記事では、ライセンス管理が不適切な場合に生じるリスクについて解説しています。

PC運用管理における煩雑なライセンス管理が引き起こすリスクとは？

デジタル化の進展などを背景に、多くのソフトウェアを利用する機会が増えていますが、ライセンス管理を適切に実施していないと、思わぬリスクが発生します。そこで本記事では、不適切なライセンス管理によるリスクや適切な管理のために押さえておきたいポイントなどをご紹介します。

PC管理台帳は、法令遵守や内部統制の面でも重要な役割を果たします。

ソフトウェアの使用状況を正確に把握することで、ライセンス違反を防止や法的リスクの回避が可能です。また、固定資産としての情報を正しく管理し、適正に会計処理することで監査への対応も迅速かつ正確に進めることができます。

以上の理由から、PC資産の情報を可視化するPC管理台帳の作成は非常に重要といえます。

PC管理全般の重要性や管理すべき項目についてはこちらの記事でも解説しています。

法人PC管理で重要なことは？管理項目やポイントを解説

法人PC管理は企業のセキュリティ向上やコスト削減を実現する上で不可欠な要素であり、資産管理やインベントリ管理など複数の観点から取り組む必要があります。また、調達から管理運用、廃棄までライフサイクル全体を管理する視点も大切です。本記事では、法人PC管理に関する重要な情報性や適切な管理を行うためのヒントをご紹介します。

PC管理台帳の作成方法としては、主にExcelなどの表計算ソフトとPC管理ツールの2つがあります。

Excelはほとんどの企業で利用されている一般的な表計算ソフトであり、操作に慣れている人も多いので手軽かつコストをかけずに作成できます。専門知識がなくても操作がしやすいことや、項目のカスタマイズ・追加・削除などの自由度が高いことがメリットです。

一方で、手作業での入力がメインとなるため入力ミスや抜け漏れが発生しやすいデメリットがあります。扱うデータ量が増えると管理が煩雑になることや、複数人でのリアルタイムでの共有が難しく、データの整合性をとるのが難しい場合があることにも注意が必要です。

PC管理ツールは企業のIT資産を一元的に管理するためのソフトウェアであり、ハードウェアやソフトウェアの台数、使用状況、保守履歴などを管理できます。
自動でのデータ収集やリアルタイムでの情報の更新、台帳のフォーマット化といった豊富な機能があり、従来のExcelを使用した手動管理に比べて効率的で正確な台帳管理が可能です。
自動バックアップ機能によりデータ消失のリスクを低減でき、トラブル発生時には端末ごとにどのような問題が発生しているのか把握できるので、セキュリティも向上します。

一方で、初期費用やランニングコストがかかることや、管理者による運用の設定作業が必要になることは考慮すべき点です。

PC管理ツールの概要や選び方などは以下の記事で解説しています。

PC管理ツールとは？導入メリットと選び方を解説

IT資産を多く保有する企業にとって、それらを一元的かつ効率的に管理することは、業務の安定とコスト削減において欠かせない要素です。特に、社員が使用するPCの管理は、業務効率や情報セキュリティの観点からも重要性が増しています。そこで注目されるのが「PC管理ツール」です。PC管理ツールを導入することで、業務の効率化はもちろん、コストの適正化や内部不正の防止といったさまざまな効果が期待できます。本記事では、PC管理ツールの重要性や管理できる項目、導入メリット、選び方について詳しく解説します。

PC管理台帳を効果的に運用するためには、IT資産管理に関する専門知識を持った人材が必要です。例えば効率的な台帳管理の方法を設計するための知識や、サイバーセキュリティの脅威や対策に関する知識、IT資産管理に関連する法律やコンプライアンスに関する知識などが求められます。

ツールを導入する際の操作マニュアルの整備や研修の実施にあたっても、専門知識を持った人材が主導する必要があります。

また、専門知識を持つ特定の個人に依存してしまう「属人化」の問題にも気を付けなければなりません。
属人化が発生すると、台帳管理に関する知識やノウハウが特定の個人に集中してしまい、その人が不在の際に適切な管理ができなくなるリスクや、担当者のみが台帳の作成・運用に関する情報を把握している状態になり、組織全体での情報共有が困難になるリスクなどがあります。

前章で触れたようなPC管理台帳運用での注意点を踏まえると、PC管理業務のアウトソーシングが選択肢の一つになります。アウトソーシング先の業者はPC管理に関する専門知識を持っているため、セキュリティやコンプライアンスにも配慮した適切な運用が可能です。社内の特定の人材に運用業務が集中する属人化の課題も解消できます。

Wave PC Mateは、PCの調達・導入から運用管理、廃棄までをトータルでアウトソーシングできるサービスです。PC管理をアウトソーシングすることで、社内のIT部門の管理負担を軽減し、コア業務に注力できる環境をつくりだせます。

IT資産の導入・移設などのイベントに合わせたタイムリーな情報登録／更新や、定期的なIT資産情報の収集を通じて、ハードウェアの配置やソフトウェアライセンス契約数の適正化も可能となります。

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以下の資料では、法人PC運用の外部委託先選定時のポイントを紹介していますので、こちらもぜひご覧ください。