【PC管理台帳】調達後の資産管理は充分?ベストプラクティスを紹介

PC管理台帳は、企業内のIT資産の情報を一元的に管理するプロセスであり、IT資産管理業務の効率化・適正化を図るためにぜひとも作成・運用したいものです。PC管理台帳でPCの管理する際には、台帳のこまめな更新やセキュリティ対策、ライセンス管理などの工程を適切に行う必要があります。
本記事では、PC管理台帳の基本やベストプラクティスなどをご紹介します。

PC管理台帳の基本

テレワークの導入により、出社もしくはテレワークを選択するハイブリッドワークが企業で浸透し、会社の資産であるPCの管理は急務であり、IT資産管理は社内外問わず徹底していく必要があります。
そこで重要となるのが、PCの管理台帳です。台帳を作成することで、「機種」「台数」「利用者」「運用状況」などがすぐにわかるメリットがあります。一元管理を徹底することで、万が一の紛失に備えることもできます。

IT資産管理については下記もご覧ください。

 

主なPC管理台帳項目

主なPC管理台帳の項目は以下の通りです。調達時のキッティングなどとともに、記録する必要があります。

・メーカー・機種
・シリアルナンバー
・OS(バージョン)
・メモリーおよびハードディスク容量
・IPアドレス
・使用者
・設置場所
・導入しているアプリケーションとそのバージョン
・購入またはレンタル・リース開始・終了の年月日と資産管理番号

PC管理番号をつけるときのポイント

ポイント① 番号に法則を持たせる

規則性のない番号の羅列でも問題ありませんが、部署を表す番号の振り分け方を決めるなど、番号を見ただけで部署やどの役割の人が使う仕様なのか判別できるとベストです。

ポイント② 分かりやすい文字を用いる

数字の「1」とアルファベットの「I」、「0」と「o」など、判別しづらい文字は避け、明確に認識できる文字列とすることが望ましいです。アルファベットは大文字のみ、数字は末尾などルールを決めることで判断がしやすくなります。

PC管理台帳のベストプラクティス

PC管理台帳を作成・運用する際には、以下5つの工程を適切に実施する必要があります。

定期的な台帳の更新と情報の精度維持

PC管理台帳で最も重要なことは、年に1,2回定期的に棚卸を実施し、資産情報が変更された場合に随時PC台帳を更新することで、情報を常に最新に保つことです。これを怠ると、PCの紛失や、インストールされているソフトウェアのアップデート漏れが発生し、セキュリティリスクにつながる恐れがあります。

セキュリティ対策と端末管理

各PCに自社で推奨しているセキュリティ対策ソフトウェアが導入されており稼働しているか、またセキュリティ対策ソフトウェアは最新の状態に保たれているかを確認する必要があります。
PCによっては社外持ち出し禁止の端末も存在するため、どの端末がどこにあるのかを把握することも大切です。

ライセンス管理とソフトウェアの最適化

PCにインストールされているソフトウェアと台帳上のライセンス情報に齟齬がないか確認する「ライセンス管理」を行うとともに、ソフトウェアが最新かどうかも把握しておく必要があります。

ライセンス管理については下記の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

 

台帳のデータバックアップ

PC台帳も重要なデータのため、万が一に備えてデータバックアップを取っておくことが重要です。定期的にバックアップを取っておくことで、データの破損や消失などによる損害を軽減できます。

PCの予防保守とライフサイクルマネジメント

社員が日々の業務を問題なく行えるようにするために、PC環境を整えておくことは必須です。例えば、PCの画面やキーボードの不具合、異音がする、動作が遅いといった事象が特定のメーカーの端末で起こった場合、管理台帳で同じ機種の端末を使っている他の社員を確認し、その社員にアラート出しを行って対策するなどの予防保守の実施が求められます。
また、PCの交換時期は3~4年のため、リプレイスが必要となるタイミングを把握するライフサイクルマネジメントも必要です。

PCのライフサイクルマネジメントについては、下記の記事で詳しく解説しています。

 

PC管理台帳でよくある課題

PC管理台帳でよくある課題としては、以下の2つが挙げられます。

管理工数がかかる

ExcelでPC台帳を管理している場合は手動での管理となり、非常に多くの工数がかかってしまいます。特に、棚卸の結果次第では、多くの情報更新が発生することから、入力ミスや更新漏れなどが発生するリスクが高まります。
また、ツールを使っている場合も、初期は正しい情報を取得できていたものの、導入時に運用設計を整えておらず、ツール機能を最大限に発揮できていないケースもあるでしょう。

属人化している

PC管理台帳の担当者のみが把握している事柄があり、有事の際に担当者でなければ対応できない事態が生じる可能性があります。担当者しか把握していない事柄の具体例としては、何台のPCをどこから調達しているかといった細かな事象が挙げられます。
また、管理項目の設計が整理されていないと、担当者に依存した属人的な項目で管理することになりやすいため、注意が必要です。

PC調達後の運用フェーズではIT資産管理が必須ですが、情シス部門は通常業務などで工数が逼迫しており、上記のような課題もあるために、リアルタイムでPC管理台帳を行うのが難しい企業も多いのではないでしょうか。そのような場合には、調達~運用時の資産管理もまとめて行える外部委託先を探すことがおすすめです。

PC管理台帳は調達後~運用中に徹底しよう

PCの管理台帳は、調達時に一度情報を集約するだけではなく、運用中も随時更新していくことが重要です

NTTデータ ウェーブが提供するWave PC Mateでは、IT資産管理ツールからリスト作成の元データの提供を行っており、お客様がPC台帳管理を行いやすい環境を提供しています。IT資産情報を的確に把握することにより、ハードウェアの配置やソフトウェアライセンス契約数の適正化も可能です。
また、PCの調達から導入、運用管理、撤去までのライフサイクル管理全般をサポートします。

IT資産管理のみならず、情シス部門の工数逼迫にお悩みの方は下記資料もご覧ください。

お役立ち資料
情シス部門の工数逼迫で起こりうるリスクと解決策とは
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このコラムを書いたライター
Wave PC Mate 運営事務局
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Wave PC Mateは、NTTデータ ウェーブが提供するハードウェアの調達から導入、運用管理、撤去・廃棄までのPCライフサイクルマネジメントのトータルアウトソーシングサービスです。本サイトでは、法人企業のPC運用管理業務の課題解決に役立つ様々な情報をお届けします。