TCO削減のために必要な行動とは？見るべき指標と効果を解説！

近年、企業で利用するPCやモバイル端末、サービス、システムは増えており、効率的な運用を行うためには、正確なTCOの把握が必要です。以下ではTCOの概要とその2つの指標を解説します。

TCOとは、「Total Cost of Ownership」の略称であり、日本語では「総所有コスト」と訳されます。PCやモバイル端末、サービスやシステムの導入にかかる初期費用から、運用中の維持管理費・人件費、廃棄・解約の費用などすべてを含むコストの総額という意味です。

近年は、月単位や年単位など一定期間費用を払い続けるクラウドサービスが普及していることから、ランニングコストの比重が大きくなっており、効果的なコスト削減を目指してTCOを考慮する必要性が高まっています。

TCOは「見えるコスト」と「見えないコスト」という２つの費用で構成されており、TCOを削減するためにはそれらの指標を把握することが重要です。

1つ目の指標である「見えるコスト」としては以下のものがあり、これらは明確に把握することが可能です。

・PC本体やサーバーなどハードウェアの購入費用、ソフトウェアの購入費用
・システム開発費
・ハードウェア・ソフトウェアの導入費用（インストレーションやインテグレーション）

主に、ITシステム導入の際に把握しやすい初期導入費用（イニシャルコスト）が「見えるコスト」となります。

ITシステムの運用中には、以下のような費用が「見えないコスト」として発生しています。

・新システムの運用方法の研修などで要する人件費
・トラブル時の対応・復旧作業に要する人件費
・ソフトウェアのバージョンアップ費用
・バックアップデータの増加に伴うストレージの拡張・管理費用
・サーバーなどの運用の維持・管理費用
・突然のシステム障害によって発生する機会損失費用
・ウイルス感染やヒューマンエラーによって発生する機会損失費用

主に、ITシステムの運用に関するランニングコストが当てはまります。これらは社内の担当者が業務の一部として行っていることが多く、実際にどの程度の費用が発生しているかを把握しにくいため「見えないコスト」と言えます。

TCOは「見えるコスト」と「見えないコスト」の合算で導き出され、具体的には以下の3種類のコストの合計額によって算出することができます。

・初期導入コスト…ハードウェア・ソフトウェアの購入費用、システム開発費など
・運用管理コスト…ソフトウェアのバージョンアップ費用、サーバーの維持・管理費用など
・機械損失コスト…システム障害によって発生する機会損失費用、トラブル時の対応・復旧作業に要する人件費など

では、これらの指標を正確に把握し、実際にTCOを削減することでどのような効果が期待できるのでしょうか。以降ではTCO削減の効果をご紹介します。

TCOを削減することで以下２つの効果を得ることができます。

企業はITを活用することで業務効率化やコスト削減を図ります。しかし、IT投資を行うことで、初期費用に加えランニングコストも増えていき、余計にコストがかかってしまう場合も少なくありません。
そこで、正確なTCOを把握し、無駄なTCOを削減することで、ITシステムにかかるトータルコストを見直すことができ、結果としてITコストの削減につながります。

ITコスト削減の実現方法については以下で紹介しています。

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TCOを削減することで、使用していなかったPCやアカウントの費用が削減され、適切な費用での運用も可能となります。
このように、正確なTCOの把握と削減は、現状のPC運用コストが最適化を再考するきっかけにもなるため、最新PCへのリプレイスや業務効率化を図れるシステム導入につながる可能性もあります。

TCO削減を見直す際に最適なタイミングとしては、PCやシステムの導入、および入れ替え時が挙げられます。
PCやシステムの新規導入を検討するタイミングであれば、実際の調達コストが発生する前であるため、ライフサイクル全体を通してコストの最適化を図ることができます。

また、更新時には既存のPC・システムにおいて無駄となっているコストを洗い出したうえで入れ替えができるため、どのコストを削減すべきか把握しやすくなります。

このように、新規導入時や更新時に、TCOを見直しながらPC・システム導入による効果の最大化を目指すことがおすすめです。

次章では、実際にTCOを削減する方法をご紹介します。

TCOの削減方法としては、以下のようなものが挙げられます。

IT資産の整理を行うことで、IT資産の状態把握が可能となります。これにより、保有しているPCの余剰在庫があるにも関わらず、新たにPCを購入してしまったり、使用していない空きライセンスがあるにも関わらず新規ライセンスを取得したりといった、無駄なコストの発生を防ぐことにつながります。

IT資産の管理方法については以下の記事で紹介しています。

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複数のサーバーを利用している場合、サーバー統合によってTCOを削減できるケースがあります。サーバー統合の手法には、台数を集約する物理的統合、管理ソフトや管理プロセスを導入することで一括管理を行う論理的統合などがあります。

ヘルプデスクを通じて、問題や課題を効率的に解決できるようになるため、生産性が向上します。これにより、業務が停止してしまうことによる機械損失コストを最小限にすることができます。

なるべく業務負荷をかけずにヘルプデスクを運営する方法は以下で紹介しています。

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クラウドサービスは、従来のオンプレミス型のインフラストラクチャと比較して、初期投資が少ない、またはないため、「見えるコスト」を抑えられるケースがあります。
また、クラウドサービスの多くは従量課金や定額料金などの柔軟な課金モデルを提供しているため、必要なリソースを必要なだけ使用することで、運用コストを最小限に抑えることができます。

一方で、毎月のランニングコストがかかり「見えないコスト」が増える傾向にあるため注意が必要です。

アウトソーシングには委託の費用はかかりますが、システムの運用・保守やPC管理業務を担う人材の確保や育成のための人的・経済的コストや、突発的なトラブル対応に関わる残業代などのコストがかからなくなります。そのため、アウトソーシングした方がTCOの削減につながるケースもあります。

以下の記事では、PC管理業務や情シス部門全般のアウトソーシングサービスについて紹介しております。
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情シスのアウトソーシングで現場の課題を解決！メリット・デメリット、サービスの選び方も解説

TCO削減の検討時には、以下2つのポイントに注意することが重要です。

初期導入費用や運用コストなど、TCOに含まれる要素それぞれに対して、単純なコスト削減を追い求めると、結果的に使いにくいものを導入してしまうケースがあるため注意が必要です。

たとえば、PCといったハードウェアの場合、初期導入費用のみに焦点を当て、最新ではないものを導入してしまい、処理が遅いために効率が下がったり、トラブルが多くなったりする可能性があります。再度新しいPCを導入する期間も短くなり、結果として余計な手間が増える可能性もあります。

そのため、ハードウェアやシステムのライフサイクル全体でコスト削減を考慮する必要があります。

TCOの削減を検討する際には、PCやシステムの長期運用を見据えた視点が必要です。その間にビジネス環境や技術、市場条件などにはさまざまな変化があると予想されるため、その変化も考慮して計算しなければなりません。

現状の業務レベルのみを考慮に入れてシステムリソースの処理能力やメモリ領域などを見積もってしまうと、将来的な規模拡大や業務データの増大に対応できない可能性があります。
将来的な成長や拡張を見越して、場合によってはスケーラブルなソリューションを採用することで、TCOを最適化することができます。

以降では、PCに関してTCOの削減を行えるサービスをご紹介します。

Wave PC Mateは、NTTデータ ウェーブが提供するPCの調達から導入、運用、保守、撤去・廃棄まで、PCのライフサイクルをトータルでアウトソーシングするサービスであり、企業のITインフラ管理をワンストップかつスムーズにサポートします。

IT資産およびその運用経費を把握することで、ハードウェアの配置やソフトウェアライセンス契約数を適正化し、TCO削減が図れます。また、毎月定額のサービス料として費用化されるため、標準化された費用で運用を行える点も特徴です。

以下資料では、PC運用をアウトソーシングする際のコスト削減のポイントをご紹介しています。ご興味のある方はぜひご覧ください。