PC運用管理における煩雑なライセンス管理が引き起こすリスクとは？

メーカーはソフトウェアの著作権を守るため、ユーザーとの間で使用許諾契約書を取り交わします。
そこで、ソフトウェアを利用する会社では、使用許諾契約書の内容に則った利用を行う必要があります。このような管理業務をライセンス管理と言います。
このライセンス管理は社内のPC運用管理における業務の1つであり、通常業務に支障をきたさないよう、徹底した管理が必要です。

しかし、PC運用管理はPCの購入から導入、運用、撤去・廃棄までを行うため、煩雑になりがちです。ライセンス管理も同様に、管理が不十分となってしまっているケースがよくあります。

以下では、ライセンス管理が煩雑になってしまうことでどのようなリスクがあるのかを解説します。

ライセンス管理が煩雑であると、業務に支障が出るだけではなく、より大きなリスクをもたらします。
特に、コスト面のリスク、社会的リスク、セキュリティ面のリスクの３つが考えられます。

適切なライセンス管理ができていない場合、コスト面で主に２つのリスクが存在します。

① 余剰ライセンスにより、コストがかさむ
ライセンスの購入や維持にはコストがかかるため、必要以上のライセンスを購入していた場合余剰なコストがかかってしまいます。そのため、自社にとって本当に必要なソフトウェアの種類やライセンスの形態を把握するといった管理が必要です。

② ライセンス違反による違約金
使用許諾契約書によっては、「監査権」が存在し、メーカーから利用状況の調査や監査の要求があった場合、拒否はできません。実際に監査が入り、ライセンス管理が不十分なためにライセンス違反が発覚すると、高額な違約金を請求されるケースも存在します。

ライセンス管理ができていないと、違約金が発生するだけでなく、社会的信用を失うリスクがあります。
前述のような監査の結果、ライセンス違反が判明すると、場合によっては裁判となり、報道を通じて「違反行為を行う会社」というイメージが流布する恐れがあるからです。
その結果、取引先や顧客からの信用を失ってしまいます。

メーカーでは、ソフトウェアの脆弱性（セキュリティホール）をチェックし、発見した場合には早急に修正プログラムを公開・配布しています。しかし、ユーザーのライセンス管理が徹底されていない場合、修正プログラムのアップデートが遅れてしまうことがあります。
脆弱性が残されたままのソフトウェアは、脆弱性を突いたサイバー攻撃やハッキングを受けたりする可能性が高くなり、ウイルスに感染したり情報漏洩が起こったりするリスクも考えられます。

また、ライセンス自体は利用できるものの、製品サポートが終了しているソフトウェアにはセキュリティリスクが潜んでいる可能性があるため、注意が必要です。

前述のようなリスクから会社を守るためのライセンス管理は重要ですが、実際にライセンス管理を行おうとすると以下のような課題に直面します。  

近年ではデジタル化が進展していることを背景に、ソフトウェアの種類が増えています。PCにインストールされたソフトウェアの数が増えるほど、使用許諾契約の数も増えます。
これらすべての約款情報を読み込み、ライセンスを適切に管理するとなると、非常に多くの工数がかかります。

また、部署や業務ごとにソフトウェアを購入するケースが多く、これらのソフトウェアのライセンス状況は人（利用者）またはデバイスに紐づく管理となるため、確認に手間がかかり、管理の負担が大きくなる点も課題です。

煩雑になりがちなライセンス管理を適切に行っていくために、以下の３つのポイントを押さえておく必要があります。  

ソフトウェアをインストールし、実際に利用している主体やデバイスのことを管理対象と呼びます。具体的には、ソフトウェアを利用している組織（部署）や、ソフトウェアがインストールされたPC、サーバー、スマートフォン、タブレットなどです。

ライセンス管理を適切に行うためには、これらの管理対象に対して、管理レベルを設定することが重要です。ただし、最初からすべてを対象に管理レベルを設定すると業務が膨大・煩雑になるため、監査権の存在するものや高額なソフトウェアライセンスから設定するなど、優先順位を決める必要があります。

次にライセンス管理台帳を作成します。管理台帳を作成することで、現在利用しているすべてのソフトウェアの使用許諾条件を正確かつ迅速に確認できます。ライセンスのみ保有し、インストールしていないソフトウェアについては余剰ライセンスとして記入することも重要です。

具体的には、以下3つの台帳を使用することで情報を一元化し、各ライセンスを適切に管理・運用することがポイントです。

①ライセンス台帳
購入したソフトウェアの名称・購入年月日・種類・形態などを記入。

②ライセンス関連部材台帳
CDキー・管理部門など、ライセンスの許諾に関する情報を記入。

③ライセンス利用状況管理台帳
購入したソフトウェアライセンスの利用者または利用端末（PCなど）を記入。

これらの台帳をExcelで管理すると手間がかかってしまい、ミスが発生する可能性もあります。
そこで管理ツールの導入が求められます。

ライセンス管理ツールを導入することで、管理対象や管理レベルの設定、およびライセンス管理台帳を容易に作成できるようになります。ただし、管理ツールの効果を最大限発揮するためには、担当者に高い専門スキルが求められます。

ほとんどのツールは業務のサポートを主としており、知識を補完してくれるものではありません。そこで、担当者に高度なスキルが備わっていれば、大規模なライセンスでも一元的な管理が可能となります。

次章では、煩雑になりがちなライセンス管理を支援するサービスをご紹介します。

煩雑で高度な専門スキルが要求されるライセンス管理をサポートするサービスとして「Ｗave PC Mate」があります。

Wave PC Mate は、ハードウェアの調達から導入、運用、保守、撤去までのPCライフサイクル全体を通した「トータルアウトソーシングサービス」です。

Wave PC Mateサービスでは資産管理ツールを標準提供しているため、お客様が保有しているライセンスを含め、PCにインストールされているソフトウェア情報を可視化できます。

また、最適なPCおよび周辺機器を利用期間にあわせた月額費用でご提供できるほか、お客様固有の環境にセットアップした上でのお届けが可能です。さらに、ヘルプデスク、セキュリティ対策、資産管理などもトータルでサポートします。

以下資料では、ライセンス管理を含めたIT資産管理を効率化するツールの選定ポイントをご紹介しています。ぜひご覧ください。