IT資産管理とは？管理すべき項目や方法、必要性とメリットを解説

IT資産管理とは、会社内におけるパソコンやサーバー、ソフトウェアなどのIT関連機器やシステムを管理することです。IT資産の中にはUSBメモリをはじめとした記憶媒体やプリンターなどの周辺機器も含まれています。台帳などによってIT資産を「見える化」することで、自社が保有しているIT資産を効率的に管理することが目的です。

IT資産管理の項目には主に「ハードウェア」「ソフトウェア」「ライセンス」の3つがあります。以下ではそれぞれについて解説します。

① ハードウェア
ハードウェアはIT資産のなかでも最も基本的かつ重要な項目です。先述したパソコンやサーバー、プリンターに加え、タブレットなど物理的な機器が該当します。

ハードウェアの資産管理で注意すべき点は以下のようなものが挙げられます。

• ●　どの機器をどの部署で何台保有しているのか
• ●　機器のスペックはどのようなものなのか
• ●　調達時期や入替予定の時期はいつ頃か

これらの情報を把握していなければ、適切なタイミングで適量の機器調達（IT投資）が行えないため、定期的な棚卸による資産状況の調査や把握が必要不可欠です。

② ソフトウェア
アプリケーションソフトやシステムソフトウェアがどのハードウェアにインストールされているかを把握します。特に、ソフトウェアのバージョンアップや不要なソフトウェアの削除を行い、バージョン管理を適切に行う事が重要です。

③ ライセンス
ソフトウェアだけでなく、その使用権であるライセンスの管理を行います。ライセンスが無い状態で使用したり、1つのライセンスに対して複数の端末や社員がログインしたりすることはライセンス違反につながる可能性があるため、ハードウェアやソフトウェアの管理と紐づけることが重要です。

次章では、IT資産管理が必要とされる理由について解説していきます。

IT資産管理が必要とされる理由としては、以下の3つが挙げられます。

ハードウェア(PC)管理において情報システム担当者はPCの調達から導入、運用、保守、撤去までのライフサイクルを通した管理を行う必要があります。

IT資産管理を行っていない場合、調達から撤去までのライフサイクルの把握に手間取ってしまったり、部署ごとの端末のスペックやバージョンを把握しきれておらず、トラブルや故障、問い合わせ対応が遅れてしまったりします。それにより業務が停滞し、生産性低下につながってしまいます。

そのため、ソフトウェアやライセンスも更新のタイミングを把握して、業務が滞りなく行えるような環境をIT資産管理によって整える必要があります。

テレワークの普及やクラウドサービスの利用増加など、近年企業のITを取り巻く環境が大きく変わっています。

また、マルウェアなどのセキュリティ脅威も多様化や巧妙化の一途をたどっています。そのため、企業はセキュリティ体制を一層強化する必要性が高まっており、その一環としてハードウェアやソフトウェアの管理を徹底する必要があります。

例えば、PCのOS・ソフトウェアには、新たな脆弱性やセキュリティホールが見つかるため、適宜セキュリティパッチの更新、バージョンアップを行う必要があります。また企業のセキュリティポリシーに合ったセキュリティソフトの導入も必要です。しかし、IT資産管理ができていない場合、PC利用者による属人的なセキュリティ管理となるため、その強度にばらつきが生じ十分なセキュリティ体制を保てません。

そこで、IT資産を一元管理し、OS・ソフトウェアのセキュリティパッチの確認や一斉バージョンアップを実施することでセキュリティ体制の強化が可能です。

テレワークの普及により、会社のPCや外部記録媒体などを社外に持ち出すことも増えた昨今、端末の貸出や社外からのネットワークアクセスなど適切なIT資産管理が必須となる場面が多くあります。
そのため、社外でも従業員が安心して業務を行えるように、適切なIT資産管理が必要です。

IT資産管理を適切に行うと、ハードウェアの使用状況(部署や使用者など)を把握できるので、万が一、ウイルスや不正アクセス等により情報漏洩が発生した場合であっても、「誰」や「どの部署」で使用している端末から発生したか、漏洩経路の調査や影響範囲の特定を迅速に行えます。

次章では、IT資産管理によって得られるメリットについてご紹介していきます。

IT資産管理を行うことで得られるメリットとしては、以下の3つが挙げられます。

IT資産管理を行うことでハードウェアやソフトウェアを問わず、IT資産の状態把握が可能となります。PCの余剰や在庫があるにも関わらず、新たにPCを購入してしまったり、使用していない空きライセンスがあるにも関わらず新規ライセンスを取得したりといった、無駄なコストの発生を防ぐことができます。

また、部門ごとのPCの機種やソフトウェアを把握しておくことで、故障や問い合わせなどの対応が明確になり、工数削減ができるため、運用コストの抑止にもつながります。

先述したように、PCやスマートフォン、外部記録媒体など業務で利用する持ち運び可能な機器を管理しなければ、紛失や不正利用などによる情報漏洩のリスクが高まってしまいます。
そのため、社外利用や私物機器（BYOD）の使用に関するルールをIT資産管理の一環として規定しておくことは有効です。

また、パソコンなどにインストールされているOSやソフトウェアが最新バージョンでない場合、最新のマルウェアの脅威に対応できません。
その点、IT資産管理を実施していれば、どのPCにどのソフトウェアが入っていて、バージョンアップがされているかを把握できるため、セキュリティ面の強化につながります。

IT資産管理が適切にできていなければ、知らず知らずのうちにライセンス期限が切れている製品を使い続けたり、ライセンスを契約で定められている数以上の台数・人数で利用してしまったりと、コンプライアンス違反にもつながりかねません。
もしコンプライアンス違反が発覚した場合、企業の社会的信用が低下し、多額の賠償を課せられるリスクもあります。

そのため、IT資産管理の一環としてライセンス管理を徹底することで、さまざまなリスクヘッジを行え、コンプライアンス強化を実現できます。

IT資産管理は企業の情シス部門が担うことが多いです。しかし、社内の問い合わせや故障対応など随時発生する業務にリソースが逼迫され、適切なIT資産管理が行われていないというケースもあります。
特にIT資産管理を手作業で行っている場合は、情シス担当者にとって大きな負担となっています。

このような課題を解消するには、IT資産管理のアウトソーシングが効果的です。

IT資産管理をアウトソーシングすることで、情シス部門に集中していたIT資産管理業務を一括で委託でき、情シス部門の負担が軽減されることで、本来やるべき業務にリソースが充てられるようになります。

PCの機種やソフトウェアといったIT統制が行われていない場合は、特にアップグレード対応や修理対応が異なるため業務が煩雑になりやすいですが、アウトソーシングであれば解消できます。

また、アウトソーシングを行う際は、特定のフェーズのみのコストメリットだけを見るのではなく、導入から撤去後までのトータルでのコスト削減が可能かを確認することが重要です。

NTTデータ ウェーブでは、法人PCの運用に関するトータルアウトソーシングサービス「Wave PC Mate」を提供しています。

情シス部門の業務で負担が大きくなりやすいPC運用管理業務をアウトソーシングすることで、業務負担の低減が実現可能です。

また、料金が標準化されているため、予期せぬコストの発生がありません。PCの調達から導入、運用、保守、撤去・廃棄までのライフサイクル全般をサポートし、高品質で低コストにサービスが利用できます。

さらに、独自の資産管理ツールによってPCに関する情報を一元把握でき、導入、移設などイベントに合わせたタイムリーな情報登録/更新が可能です。

以下の資料では、IT資産管理ツールの選定ポイントについてご紹介しています。IT資産管理を効率化したい方はぜひご覧ください。