法人PCレンタルにおける費用の考え方と費用削減のためにやるべきこと

業務を遂行するにあたってPCをはじめとしたIT機器の調達はどのような企業でも必要不可欠です。PCを購入して調達する場合、従業員1人ひとりに1台を購入・配布し、また一定のサイクルで買い替えるため、費用がかさみます。

そのため昨今では、PCを購入して所有するのではなく、レンタルをして利用する企業が増えています。

PCレンタルでは、PC本体のレンタル費用（初期費用）の他に、運用時の費用がかかることを考慮する必要があります。

PCレンタルにかかる費用を正しく把握しておらず、とりあえず必要な期間と必要な台数のみ検討を行い、レンタルしてしまった場合、予期していなかった費用やムダな費用がかかる可能性が高いです。

法人PCレンタルを効果的に活用するためには、PCレンタル料金やソフトウェア料金といった初期費用だけでなく、運用時にかかるさまざまな費用を考慮しながら、費用の全体感をつかむことが重要です。

初期レンタル費用に加え、法人PCレンタルを運用する際にかかる主な費用は「ソフトウェア更新費用」「セキュリティ費用」「ヘルプデスク費用」「資産管理費用」の4つです。法人PCレンタル運用時には、これらの費用を考慮しながら、利用することが重要です。

まず、ソフトウェア更新費用は、レンタル期間中にソフトウェアの更新があった場合にかかる費用です。加えて、企業情報を守り、安全に業務を行うためにはセキュリティ対策が必要であるため、セキュリティ費用もかかります。

また、PC利用時には不具合や故障といったトラブルも起こり、対応するためにヘルプデスク費用が必要です。ヘルプデスクは、社内のIT機器に関するさまざまな問い合わせに対応しなければならないため、担当者の工数が多くかかります。そのため、ヘルプデスクをアウトソーシングしている企業も多く、その費用を準備する必要があります。

さらに、レンタルしたPC・ソフトウェアの情報、セキュリティの状態を管理するための費用として資産管理費用もかかります。社内の数百～数万台にのぼるPCを一括で管理できるシステムの導入費用やそのシステムを用いた運用管理工数がかかることを押さえておきましょう。

法人PCレンタル運用時にかかる費用を押さえたうえで、費用をできる限り削減するためには、以下の2つを行うことが重要です。

まずは、法人PCレンタル運用にかかる費用を可視化することが重要です。

PC本体は定価が決まっていますが、運用にかかる費用は不透明です。そのため、あらかじめレンタル会社に運用時にかかる想定費用の見積を出してもらうことで、運用費用を考慮した予算決めができます。

また、可視化を行うことで、費用削減に向けた改善や対策も行うことができます。

外部委託先がどの範囲までサポートできるかを把握することも重要です。

法人PC運用のためには、導入の際のソフトウェアのインストールやセットアップ、障害発生時の修理対応、返却・廃棄時手続きやデータ消去といった業務が必要です。委託先によっては本体の調達しか対応しないケースもあるため、運用にかかわる業務がIT部門の負担になってしまいます。

したがって、PCの本体だけではなく運用までサポートする委託先を選ぶ必要があります。こうすることでオペレーション費用を削減できます。

また、委託先の選定時には、1つの委託先を見て検討するのではなく、さまざまな委託先の運用費用やサポート範囲の違いを理解したうえで検討しましょう。

以上のポイントを押さえて、レンタルPC運用時の費用を削減するには、PC本体のレンタルからサポートまで運用にかかわる全てを含んだアウトソーシングができる委託先を選定しましょう。

法人PC1台あたりにかかる1年間のコストを、「自社で購入して運用した場合」と「外部からレンタルして運用をアウトソーシングした場合（Wave PC Mate導入）」で比較してみましょう。

仮にPC1500台をアウトソーシングする場合、年間約2億5千万円のコストを削減でき、従来に比べて70%の経費削減効果があります。

法人PC本体のレンタルからサポートまでをアウトソーシングできれば、追加費用や想定外の費用が発生せず、PCの管理に関する費用を削減できます。また、PCの調達から運用にかかわる費用を一括でアウトソーシングすることで、資産管理がしやすくなります。

以下では法人PC本体のレンタルからサポートまで運用にかかわる全ての業務をアウトソーシングができるサービスをご紹介します。

Wave PC Mateは、NTTデータ ウェーブが提供するハードウェアの調達から導入、運用管理、撤去までのPCライフサイクル全般のトータルアウトソーシングサービスです。PCの調達から撤去までをワンストップで行うため、大幅に費用を削減できるうえに追加費用が一切かかりません。また、ヘルプデスクや資産管理をはじめとする運用にかかわる内容を徹底サポートします。

Wave PC Mateについては以下にてご紹介しています。