情シスの業務負荷を劇的に軽減！PC運用管理を改善するには？

情シス部門はIT戦略を推進して企業全体の生産性を高めることが大きなミッションであり、企業運営において非常に重要な役割です。

一方で企業のIT分野におけるなんでも屋になってしまっている現状もあります。したがって、業務過多によるキャパシティオーバーが起こっている場合が多く、情シス部門では生産性の低下が問題となっています。

その中でも、情シス部門の業務過多に特に大きな影響を与えているのがPCの運用管理業務です。 PCの運用管理業務は、PCの「調達」をはじめ、「導入」「運用」「保守」「撤去」「廃棄」といった、社内で使うPCのライフサイクル管理や関連する運用業務のことです。

以下では、実際にどのようなことが業務過多の原因となっているのか、詳しく解説していきます。

PCの調達は、新卒や中途社員などの入社や、組織改編といった特定の時期に一括で調達するケースがほとんどです。一度に大量のPCを調達するため、情シス部門に負担がかかってしまいます。

またPC調達の際には、使える予算内に抑えつつ、PCを利用する社員の業務内容に対して利用目的やスペックが適切かなど多角的に検討する必要があります。そのため、ハードウェアに関する専門的な知識も求められます。

PCを調達した後は大量に調達したPCのキッティング(初期設定)を行わなければなりません。

キッティングとは、PCを業務で使用できる状態にするためにPC本体の設定や周辺機器、ソフトウェア、ウイルス対策ソフトなどのセットアップを行うことです。 また、どのPCをどの社員が使用しているかを把握する為に、PCを利用する社員に対してIDの割り当て管理も行う必要があります。
これらの作業は一括で調達するPCの台数に比例して負担が大きくなります。

PCで利用するソフトウェアには、定期的に更新の要求やライセンス切れが起こるため、それぞれのPCにインストールされているソフトウェアの情報確認も行わなければなりません。

また、台帳上の情報と利用実態とで不一致となる場合もあるため、定期的に棚卸を実施して適切なライセンスが確保されているかを確認する必要があります。

PCは精密機械であり、エラーや不具合などのトラブルがつきものです。 それに加え、PCに関する知識が無い従業員から「IDやパスワードがわからない」や「ソフトウェアの使い方がわからない」といった問い合わせも多く、業務に支障を与えないためにも丁寧に対応しなければなりません。

また、社内のシステムやサーバーの障害対応も行う必要があり、幅広い専門的な知識も求められます。

PCを使って継続的に業務を行う際には、データ分析など負荷のかかる処理を行ったりするため、古いPCを使い続けていると処理速度が低下するケースもあります。

生産性を低下させないためにもPCのリプレイスを実施していかなければなりません。 そのため、情シス部門ではPCのリプレイスをして使わなくなったPCの撤去や廃棄も業務として行うことが一般的です。

しかし、ただ単にPCを回収して撤去や廃棄をすればいいというわけではなく、業務上で扱った個人情報や機密情報などの流出を防ぐ為にソフトウェアによる論理消去や物理的な破砕を行い、データを削除しなければいけません。

一斉に複数PCのデータ削除を行うには、場所とマンパワーまたは時間が必要となるため、撤去・廃棄するPCが多ければ多いほど情シスへの負担が大きくなってしまいます。

以下の資料では、情シスの業務負荷で起こり得るリスクと解決策について紹介しています。ご興味のある方はぜひご覧ください。

次章では、これらの情シスへの業務負担を削減し、生産性向上に寄与する方法をご紹介していきます。

先述した情シスへの業務負担を軽減して生産性を向上させるには、PC運用管理の「アウトソーシング」が必要です。 アウトソーシングによってPCの「調達」から「導入」、「運用」、「保守」、「撤去」、「廃棄」などPC運用管理を全て専門ベンダーに委託でき、情シス部門は契約周りに関する管理のみになるため、負担が軽減され生産性の向上につながります。

また、本来情シス部門が主な業務担当としているシステムの構築やIT戦略などにリソースを割けるようになり、組織全体の生産性向上も期待できます。 専門ベンダーに委託をすることで、IT分野における費用対効果や適切な仕組みを長期的に実現するITガバナンス強化も可能です。

PC運用をアウトソーシングすることでいくつかのメリットがありますが、実際にどのようなことができるのか、主に6つご紹介します。

PCを使用する前には初期設定といったキッティング作業が必要ですが、専門ベンダーが行うことで早く作業を終わらせるだけでなく、ミスや作業漏れが抑えられるため、その後の運用もスムーズに行うことができます。

キッティングの基本作業についてはこちらの記事で解説していますので、あわせてご覧ください。

キッティングとは？手順や自社で行う際の課題、業務委託のメリットを解説！

オフィスにて新たなPCやモバイル端末を導入する際、各種アプリケーション設定等利用者へ払い出す前のセットアップなどを行うことを「キッティング」と呼びますが、自社で行う場合には情シス部門の負担増加やオペレーションミスの誘発など課題があります。本記事では、キッティングの概要やその手順、さらにキッティングを外部に業務委託するメリットなどをご紹介します。

業務でPCを使用する際にはインストールしているソフトウェアの設定やアップデート、ライセンスの更新を行わなければなりませんが、そのようなライセンス管理もベンダーが対応するので気にせず運用を続けることができます。

利用するソフトウェアが増え、管理するライセンスが大量になっている昨今では、専門のプロが対応した方が適正管理しやすく、トラブル対応も迅速といえます。

PCのエラーや不具合、使い方がわからないという事態によって業務が止まってしまうと、生産性が低下します。
しかし、アウトソーシングではそのような業務上のトラブルに対して、専門的なベンダーであるため迅速かつ正確な回答で解決することができます。

DaaS（Device as a Service）やPCライフサイクルマネジメントサービスでは、運用を代行したり、PCの調達から導入、運用、撤去までの一連のPCライフサイクルを支援したりします。
いずれの場合も外部委託のため、全額経費扱いとでき、オフバランス処理が可能となります。

「オフバランス」とは、事業活動で用いている資産や負債でありながらも、貸借対照表などの財務諸表に計上しないことを指します。オフバランス化をすることで、ROA(総資産利益率)も向上し、世間や投資家に対して企業の価値を高めることができるのです。

PC運用管理のアウトソーシングでは、PC管理情報(構成情報・契約情報・設置場所情報等)といった資産管理もアウトソース化することができ、適正コントロールや適正化が可能です。

また、PCにかかるイニシャルコスト(初期費用)とランニングコスト(維持費用)を月額の費用にて標準化するため、TCO(総額)の削減効果もあるのです。

近年では、さまざまなウイルス感染やハッキングが行われ、多くの企業が被害を受けています。こうした状況に対応するためにも、企業の安全面を考慮して業務で使用するPCには適切なセキュリティ対策が必要です。

その点、アウトソーシングではウイルス対策ソフトの管理・運用・アップデートなどの対応や問題のある不正なソフトウェアがインストールされていないかの監視をしてくれます。
したがって企業のセキュリティを担保することが可能です。

また、ウイルス対策ソフトはアウトソーシングをしなくても、自社運用することができますが、より適切な対策を取るためには専門知識があるベンダーに依頼するほうがいいでしょう。

ここまでで企業の生産性向上のためにはPC運用管理のアウトソーシングが重要と解説してきました。

NTTデータ ウェーブでは、ハードウェアの調達から導入、運用管理、撤去までのPCライフサイクル全体を通したトータルアウトソーシングサービスである、「Wave PC Mate」を提供しています。

お客様の環境にセットアップしたPCや周辺機器を利用期間にあわせた月額費用で提供し、 「ヘルプデスク」、「セキュリティ対策」、「資産管理」など“ITIL”に準拠したトータルサポートを行っています。

以下の資料では、PC運用管理のアウトソーシングをする際の委託先の選定ポイントについて紹介しています。ぜひご覧ください。