PC調達における情シス部門の課題と負荷軽減を実現した導入事例をご紹介！

企業活動においてPCは不可欠なデバイスですが、その調達手段を大別すると購入・レンタル・リースの3種類があります。それぞれの特徴は以下の表の通りです。

上記の調達手段のほか、注目されている調達方法としてDevice as a Serviceがあります。Device as a Serviceとは、PC等のデバイスをサブスクリプション型で利用するサービスのことです。

購入やリース、レンタルでは、PC等の運用・リプレイスといった管理業務をユーザー側が行う必要がある一方、Device as a Serviceでは、リプレイスはユーザー側が行うものの、機器の管理はベンダー側が責任をもって行います。そのため、PCやソフトウェアなどを管理する手間が省け、社内工数の削減につながるなど、さまざまなメリットがあります。

Device as a Serviceについては、以下の記事でも解説しています。ご興味のある方はぜひご覧ください。

PC運用管理業務の負荷を低減するDevice as a Serviceとは？

今や従業員が業務においてPCを利用するのはあたり前となり、PCの運用・管理業務の工数が増加しています。そこで近年注目されているのが、Device as a Serviceです。本記事では、PC運用・管理業務の負荷を低減するDevice as a Serviceについて解説します。

情シス部門が行うPC調達にはさまざまな課題があります。本章では、よくある課題を5つご紹介します。

1つ目は納期が見えにくいことです。

購入やリースの場合は特に、調達の検討から納品までのリードタイムが長く、納期を読むことが困難です。レンタルの場合も、PCリプレイスのタイミングで一括調達したくても在庫が足りず、納期が見えないケースがあります。

納期に遅れが生じると、他部門に悪影響を及ぼしてしまい、さらに、遅れをカバーするためにキッティング作業などを急がなければならず、情シス部門の負担が大きくなります。

2つ目は、追加のPC調達対応です。

PCの一括調達後、事業拡大などで従業員が増える場合、追加でPC調達が必要になります。このように臨時で行われるPC調達は、迅速な対応が求められるため、購入・リース・レンタルといった調達手段や、購入先が混在してしまい、運用が非効率になりかねません。

また、調達するタイミングによって価格に変動が生じている可能性もあります。

3つ目は、調達方法・内容に応じた管理方法の検討が必要となる点です。

社内で利用しているPCのメーカーやベンダー、調達方法が混在しているケースも少なくありません。そのような場合、複数の問い合わせ先をどのように管理するかも検討しておくことが重要です。管理方法を検討せずに進めてしまうと、修理などの際に手間取ってしまい、対応が遅れてしまうリスクがあります。

管理方法については、自社内で実施する方法だけではなく、異なるメーカーのPCの購入から運用管理まで、一元的に管理するサービスを利用する方法もあわせて検討することが望ましいです。

4つ目は、展開計画の策定です。

PC調達は、やみくもに導入するのではなく、ユーザー展開までの保管場所等の展開計画を策定する必要があります。大量のPCを調達する場合は特に重要です。

主な流れは下記の通りです。

① 展開予定デバイスの台数、ハードウェアの仕様・OSのバージョンの洗い出し、数量の把握

② 利用中のソフトウェアの確認

③ 移行計画の立案

④ 展開方法の決定

⑤ 管理方法の検討

5つ目は、IT投資に関わる予算管理です。

リースやレンタルの初期投資費用はそれほどかかりませんが、購入する場合は年度中のキャッシュアウトが大きくなるため、予算管理が特に重要となります。

以下の記事では、PCをレンタルする際の費用と購入時の費用を比較した例を解説しています。費用の考え方や削減ポイントについて知ることができますのであわせてご覧ください。

法人PCレンタルにおける費用の考え方と費用削減のためにやるべきこと

あらゆる企業にとって必要不可欠であるPCは、資産として所有するのではなく、レンタルする「持たざる経営」の考え方が増えてきています。従業員のPCを用意する場合、考慮しなければならないのが費用です。そこで本記事では、法人PCレンタルにおいて重要な費用の考え方と費用削減のためにやるべきことをご紹介します。

以上のように、情シス部門が抱える課題は、調達に関する負担だけでなく、その後のサポートを含めた運用面にも多くあります。

そこで、以下では全国約100拠点で使用する1,000台以上のPCを調達し、運用面の課題も克服した事例をご紹介します。

スポーツクラブや介護リハビリ施設などを全国展開する株式会社ルネサンス様は、全国各地のクラブで従業員が使用する、1,000台以上のPC調達を実現しました。

同社では事業拡大に伴い、PCの見積取得から発注、納品、設置業者の管理、日々のトラブル対応などの業務を、自社の従業員だけでは対処できなくなっている課題がありました。そうした業務にリソースを割かれ、資産管理やセキュリティ管理のためのシステム、スポーツクラブの運営効率を高めるためのシステムについて、企画検討する時間が確保できない点も課題でした。

以前には大手メーカーのIT運用管理ツールを導入し、運用管理業務の効率化を期待したものの、管理・運用を行う人材が時間を十分に確保できないと問題は解決しないことが明らかになりました。また、ヘルプデスクのアウトソーシングを行ったものの、基本的なPC操作や障害に対する電話応対しかできないため、完全に問題を解決するには至りませんでした。

そこで同社では、システムやPCを「所有」から「利用」する環境へ切り替えることに決定し、調達・運用における手間や事務作業の軽減、事業発展に伴うPC管理に関するシステム投資費用の削減等を実現するため、PCの調達や運用管理までアウトソーシングしました。

既存の約1,000台のPCの調達や管理運用を、毎月30～50台のペースで順次アウトソーシングしていった結果、社内ITスタッフの負担が減り、さらにヘルプデスクの利用率向上の効果がありました。

事例に関する詳細は下記の記事で詳しくご紹介していますので、あわせてご覧ください。

上記事例で導入されたソリューションがNTTデータ ウェーブが提供する「Ｗave PC Mate」です。

「Ｗave PC Mate」 は、PCの調達から導入、運用、保守、撤去、廃棄まで、PCのライフサイクルをトータルでアウトソーシングするサービスになります。

PCのセットアップ～デリバリまでをアウトソーシングし、リプレイスに伴うPC調達や運用の工数を削減します。また、PCの調達手法を「購入」から「サービス（Wave PC Mate）」に切り替えることで、初期投資を抑えオフバランス化を実現します。PC運用管理やエンドユーザーサポートなど、PCに関する一連の業務を一括サポートすることでランニングコストの削減も可能です。

Ｗave PC Mateのサービス内容については、以下資料で詳しく解説しています。情シス部門の負担が大きいPC運用管理業務のアウトソーシングにご興味のある方は、ぜひご覧ください。