情シス部門のよくある課題と、業務効率化の方法とは？

「情シス」（情報システム部門）とは、社内で扱う情報システムの企画・開発・運用・保守に携わる部門のことです。基幹システムの運用や保守、ITシステムに関する社内からの問い合わせやトラブルへの対応などの業務のほか、企業における「ITのプロフェッショナル集団」として、ITを通じたビジネス課題の解決や新サービスの開発といった経営に関わる役割を担うこともあります。
現代の企業運営にはITが不可欠であり、DXの推進の観点においても、情シスの役割はますます重要になっています。

情シスの担当する業務は多岐にわたりますが、主な役割には以下のようなものがあります。

・基幹システムの保守・運用
社内の中核的な業務を支える基幹システムの安定的な稼働のために、運用と保守を担当します。要望に基づいてシステムの修正やアップデート、カスタマイズなども実施します。さらに、システムの定期的なメンテナンスや、セキュリティパッチの適用なども行います。

・社内インフラの構築
データの毀損・消失や情報漏洩などのリスクを最小限に抑えるために、ネットワーク環境やサーバー、PCなどのITインフラの整備・強化を行います。サイバー攻撃からの保護と迅速な復旧を目指すための、セキュリティポリシーの策定も担当します。

・IT機器の運用・管理
社内で使用するPCやモニターなどのハードウェアの調達・設置・保守を担当し、従業員が快適に作業できる環境を整備・維持します。また、ライセンス管理やアップデートへの対応、IT機器のリプレイスなども担い、セキュリティと効率性を確保します。

以下の記事では、PCの調達においてよくある情シス部門の課題や、情シス部門の負荷軽減を実現した事例をご紹介しています。

PC調達における情シス部門の課題と負荷軽減を実現した導入事例をご紹介！

PC・パソコンを調達する場合、購入やリース、レンタルといった手法がありますが、近年はDevice as a Service（DaaS）というサブスクリプション型の調達手法が注目されています。本記事では従来型のPC調達手段や今注目のDaaSについて解説し、PC調達における情シス部門の課題や、効率的なPC調達を実現した事例をご紹介します。

・社内からの問い合わせ窓口

社内のITインフラの設備や技術的なトラブルに関する問い合わせに対応する、いわゆるヘルプデスクとしての役割もあります。IT関連の研修の案内や、IT機器・システムの使い方の周知なども行います。

以下の記事では、ヘルプデスクとしての情シスの負荷軽減を実現する方法について解説しています。

社内ヘルプデスクの業務負荷を軽減！コア業務へリソースシフトする方法とは

社内PCやITシステムなどのトラブル対応や社内の技術的な悩みを解決する社内ヘルプデスクでは、多くの課題を抱えています。そこで本記事では、社内ヘルプデスクの業務内容や課題を解説しつつ、どのような解決方法があるのか詳しくご紹介していきます。

上記のような役割以外にも、システムの導入やITを活用した経営戦略の立案など、情シスに求められる役割は多岐にわたります。

情シス部門が抱えやすい課題としては以下のものがあります。

昨今、テクノロジーの急速な進化に伴いDXの推進が社会全体で求められている中で、多くの企業がITに関する高度な知識を持つ人材を求めており、IT人材の獲得競争が激化しています。
しかし、IT人材の需要が高まる一方で、人材の供給は十分でなく、IT人材不足が深刻化しているのが現状です。

独立行政法人「情報処理推進機構」（IPA）が公表している「DX白書2023」によると、DXを推進する人材の「量」の確保について、およそ半数（49.6%）の企業が「大幅に不足している」と回答しています。

出典：情報処理推進機構（IPA）「DX白書2023」第4部

情シス担当者が社内に1人だけという「ひとり情シス」状態となっている場合や、情シス専任の人材がおらず、他の業務と兼任している「ゼロ情シス」状態になっている場合も少なくありません。中小・零細企業のみならず、比較的規模の大きな企業でもこのような状態に陥っているケースがあります。

業務の属人化とは、特定の業務の進め方やノウハウ等を少数の担当者しか把握しておらず、業務全体が担当者個人のスキルや知識に依存している状態のことです。このような状態だと、当該の担当者が突然不在になったり離職・休職したりしてしまった場合に、業務の停滞や品質の低下につながる可能性があります。
前述のような「ひとり情シス」や「ゼロ情シス」状態では、特に属人化が発生しやすくなります。

ITが果たす役割が増している現在、情シス部門は本来であれば、ITに関する新たなシステム・技術の開発や、戦略的なプロジェクトの企画立案・推進などのコア業務に人的リソースを割り当てる必要があります。しかし、サポートや保守など従来型のルーティン的な業務（ノンコア業務）にリソースが割かれ、コア業務にまで手が回らないという現場も少なくありません。
こうした状態では、部門の効率性向上やイノベーションを推進できません。また、業務がマンネリ化することで従業員のモチベーションや満足度にも影響を与える可能性もあります。

技術進歩やITを活用したビジネスの機会の増大などを背景に、社内で扱うシステムが複雑化している問題もあります。システムが複雑化するとメンテナンスや運用に多くのリソースを割く必要が出てくるほか、適切に対処できる人材が限られてしまい、障害発生時のトラブルシューティングに支障を来す可能性もあります。

過去の技術で構築され、古くから稼働しているいわゆる「レガシーシステム」を運用している場合は特に、システムの老朽化や複雑化、ブラックボックス化が進展していることが多く、運用・保守の負担やコストが増大する原因となります。

情シス部門はしばしば、ビジネス戦略の企画立案や利益創出に貢献していないとみなされ、コストばかりが発生する「コストセンター」と認識されることがあります。このような状況では、情シスの予算や人的リソース等が削減される可能性が高まり、それによりますますコア業務に従事できなくなるためコストばかりがかさんでいく、といった悪循環に陥りかねません。

本来であれば、情シス部門にはITを活用した業務効率化やコスト削減、さらにDX推進によるイノベーション促進といった役割があります。こうした役割を拡大することで、利益拡大に貢献する「プロフィットセンター」として認識されるようになります。

上記のような課題を解決するため、情シス部門は業務効率化を推進する必要があります。次章では、情シスの業務効率化によりもたらされるメリットについて解説します。

情シスの業務を効率化することは会社全体の生産性向上に貢献するだけでなく、リモートワークをはじめ柔軟なワークスタイルの導入を支援し、働き方改革の推進につながります。

また、前述の通り、情シス部門はDXの推進において中心的な役割を果たすことが期待されています。従来の業務からデジタル化されたプロセスへの移行をリードし、新たなテクノロジーを導入して企業の生産性を向上させることはもちろん、データを活用して顧客のニーズや市場動向をより深く理解・分析するなど、「ITのプロフェッショナル」としての知見を活かして戦略的な意思決定に関与していくことが求められています。

情シス部門の業務効率化が実現できれば、従業員はこのような戦略的な業務により多くの時間を割くことができるようになります。

以下では、これまで見てきたような課題を解決し、情シス部門の業務効率化を実現する方法について解説します。

まずやるべきことは、現行の業務プロセスを洗い出し、どのような点が課題となっているかを把握し、効率化できる領域を特定することです。特に、ボトルネックとなっている部分に焦点を当て、作業能力を最大化できないか検討します。

以前は最適であった業務プロセスでも、技術進歩やトレンドの変化等によって陳腐化し、より良い新たなプロセスが登場することも多いため、時代にそぐわないムダな業務プロセスが生じていないか常に意識することが重要です。設備拡張や人員増加などの手段で解消することも可能ですが、人件費などのコストが増えるため、トータルでは費用対効果が高まらない可能性もあります。そのため、まずは既存の設備や人員をフル稼働させて生産性を高められないか検討すると良いでしょう。

マニュアルを整備し作業手順を明確にすることで、業務の標準化を図ることができます。また、チーム内での知識やノウハウの共有が促進されるため属人化を防ぐことができ、従業員が退職や異動などで不在となった場合でも業務を停滞させることなく、効率性を維持したまま業務を継続できます。

さらにFAQも用意し、従業員がいつでも自由に閲覧できる状態にしておくことで、情シスへの問い合わせ削減につながります。これによりヘルプデスクという「コストセンター」的な業務が減るだけでなく、従業員が問題を自己解決しやすくなるため、社内全体のITスキルの底上げにも寄与します。

RPAは、ソフトウェアロボットを使用してルーティン業務を自動化する技術のことです。例えば、データ入力、ファイルの移動、電子メールの送受信などの定型的な繰り返し作業を自動化することができます。人手で行うべき作業が少なくなるためヒューマンエラーが削減され、業務効率の向上や人件費削減が期待できます。

ツールやシステムの導入においては、組織のニーズや業務プロセスに合わせて最適なツールを選定する必要があります。「せっかく導入したのに使いこなせない」ということが起きないように、利用方法について従業員へ周知し、研修を実施したりこまめにサポートしたりすることも重要です。

クラウドサービスを導入することも情シスの業務効率化に貢献します。クラウドサービスの場合、サービスプロバイダーがサーバーやインフラの管理・保守を行うため、そうした業務を情シス部門が行わなくて済むようになり、業務負担が軽減されます。

また、クラウドサービスは標準化されたシステムを提供するため、オンプレミスに比べニーズに応じて柔軟にリソースを調整することが可能です。これにより、システムが複雑化する課題に対処しやすくなるメリットがあります。

情シスの業務効率化を進めるもう1つの方法として、アウトソーシングの活用が挙げられます。

アウトソーシングは、外部の専門家が持つ知識やスキルを活用できることが利点の1つです。難しい業務や専門性の高い業務を外部の専門家に委託することで、より高度な業務処理が可能になるだけでなく、組織内の特定の従業員に依存することなく業務を継続できるようにもなります。

また、アウトソーシングはコスト削減の手段としても機能します。外部の専門家に業務を委託することで、従業員の採用コストや育成コスト、インフラの維持費など、各種の費用を削減できます。また、自社で運用する場合には常に一定のリソースを社内で維持する必要があり、柔軟性に欠けるケースがよくありますが、アウトソーシングであれば柔軟性やスケーラビリティを向上できます。これにより、季節的な需要の変動や業務量の増減に対し迅速に対応することが可能です。

特に、PC管理業務はライフサイクル管理やキッティングなど多岐にわたり、社内ですべての業務を完結しようとすると多くの手間と時間を要するため、アウトソーシングが効果的な選択肢となります。

以下の記事では、PC管理業務のアウトソーシングで依頼できる内容や、アウトソーシング先の選び方についてご紹介していますので、あわせてご覧ください。

パソコン管理業務をアウトソーシング！依頼できる内容やメリット、サービスの選び方を解説

パソコン管理業務はライフサイクル管理やキッティングなど多岐にわたり、社内ですべての業務を完結しようとするとコストやトラブル時の対応などで課題が生じることがよくあります。そこで選択肢になるのがアウトソーシングの活用です。本記事では、アウトソーシングできるパソコン管理業務の内容やメリット、サービスの選び方をご紹介します。

NTTデータ ウェーブが提供するWave PC Mateは、PCの調達から導入、運用管理、撤去までのライフサイクルのサポートを行うサービスです。PCのライフサイクル管理をトータルで任せることで、PC管理工数を削減し、本来リソースを割くべきコア業務に集中できます。

情シス部門の業務効率化を実現したい方は、PC管理業務のアウトソーシングをご検討ください。

また、以下の資料では、パソコン運用管理業務で情報システム部門が業務過多に陥ることのリスクと解決策についてご紹介していますので、ぜひご覧ください。