ひとり情シスがもたらすリスクとは？対策方法について解説

ひとり情シスとは、社内の情報システム部門の業務を1人の社員が担っている状態のことです。従業員数が少ない中小企業やベンチャー企業、IT人材が不足している企業などでよく見られます。ある程度規模の大きい企業でも、情シス部門の担当者が2、3人のみというケースはあり、この場合でも「ひとり情シス」と呼ぶことがあります。

情シス部門の業務としては、基幹システムの運用・保守、社内インフラの構築、IT機器の管理、ヘルプデスク対応などがありますが、これらの業務すべてを1人で担当していると人手が足りず、さまざまなリスクに見舞われる可能性があります。

情シス部門の役割やよくある課題、その解決策については以下の記事で解説しています。

情シス部門のよくある課題と、業務効率化の方法とは？

企業内のITに関するあらゆる業務を担う「情シス」部門。デジタル技術の進化に伴いその重要性が増していますが、IT人材不足や業務の属人化などの課題を抱えている現場も多くあります。本記事では、情シス部門の主な役割やよくある課題、その解決策としての業務効率化の方法をご紹介します。

ひとり情シスが増加している背景として大きなものが「IT人材の不足」です。経済産業省※によれば、IT人材の需要の伸びに供給が追い付いておらず、2030年には人材不足数が最大で79万人にのぼると推計されています。

現状でもIT人材は足りていませんが、上記からもわかるように今後さらに人材不足が深刻化することが見込まれます。こうした中で、情シス部門の業務を担える人材の確保が難しくなっているのです。

※出典：経済産業省「IT人材育成の状況等について」

また、経営層や上層部が情報システム部門のことを、会社に直接的な利益をもたらさない「コストセンター」と捉えており、その重要性を十分に理解していないことも問題です。このことにより情報システム部門への投資やリソースの分配を最低限しか行わないケースがあります。

さらに、クラウドサービスの普及により従来のオンプレミスでのシステム管理が減少し、少人数でも運用が可能と考えられるようになったこともひとり情シスを生み出す一因となっています。

ひとり情シスを解消せずにいると、以下のような問題・リスクを引き起こします。

ひとり情シスの状態では、日常的なシステム管理、トラブルシューティング、ヘルプデスク対応など、多岐にわたる業務を1人で担当するため、長時間労働が常態化して心身に大きなストレスがかかります。
これらの業務に日々追われるため、IT戦略や新たなシステム導入の企画のようなコア業務に手が回らなくなり、情シス部門としての付加価値を生み出しにくくなることも問題です。

業務負担の増大とともに属人化も発生しやすくなります。業務が特定の個人のスキルや経験に依存し、担当者が不在の際に業務が滞ったり、システムトラブルへの対応が遅れたりする可能性があります。

1人、あるいは少人数で多くの業務量を抱えているため、十分なセキュリティ対策を実施するための時間や人員が足りず、最新のセキュリティ対策やアップデートの適用が遅れることがよくあります。これはセキュリティ上の脆弱性が生まれやすくなるということであり、不正アクセスやマルウェア感染などの被害を受けやすくなります。
特に、複数のトラブルが同時に発生した場合や、担当者が不在の際に迅速な対応ができなくなることは大きな問題です。

担当者が非常に少人数であるため、前述のように複数のトラブルが同時に発生した場合や、担当者が不在の際に迅速な対応ができなくなります。対応が遅れると被害が拡大し、企業への信頼が低下したり法的な責任を問われたりする可能性が高まるので特に注意が必要です。

こうしたリスクのほか、担当者の異動や退職時の引継ぎが難しくなることや、業務負担増大や社内での孤立によりストレスを抱え、離職しやすくなるといった問題も起きやすくなります。

ひとり情シスによる問題・リスクに対処するためには、以下のような対策をとる必要があります。

確実かつ効果的な対策の1つが、「情シス担当者の雇用と育成」です。

ITに関する知識や経験を持った人材を新たな情シス担当者として雇用し、部門を拡大することで業務負荷の軽減につながります。ただし、前述のようにIT人材は不足している状況であるため、優秀な人材を新たに雇うのは簡単ではありません。
人材を新たに確保できない場合には、ITスキルを持つ社内の人材を発掘し、情シス担当者として育成することが重要になります。研修や勉強会を充実させ、OJTも積極的に行うことでITスキルをより向上させていくことが必要です。

情シス担当者が担う業務範囲を明確に定義し、優先順位をつけます。特に、コア業務とノンコア業務を区別し、コア業務に集中できる環境を整えることが重要です。
後述のように、日常の定型的なノンコア業務を中心にツールで効率化を図ったり、アウトソーシング化したりすることも選択肢に入ります。

業務の自動化や効率化を図るためのITツールを積極的に導入し、情シス担当者の業務負荷を軽減することも効果的です。たとえば、ヘルプデスク対応としてFAQツールやチャットボットを導入する、PCを使った定型業務にRPAを導入して自動化する、といった方法があります。
ツールの導入によりノンコア業務を効率化することで、コア業務により集中できるようになります。

ヘルプデスク、ネットワーク/ログ監視、セキュリティ管理などの業務を外部に委託し、内部の担当者の負担を軽減する方法もあります。情シス部門の人材を新たに採用・育成する場合よりも時間やコストがかからないことも多いです。

経験豊富な外部の専門家のサポートを受けることで、自社だけでは導入に至らなかったような最新のソリューションやベストプラクティスを導入できたり、ノウハウの共有が進んだりするメリットもあります。
ただし、社内の機密情報をアウトソーシング先に提供する場合もあるため、実績がありセキュリティ体制に問題のない信頼できるパートナーを選ぶことが大切です。

アウトソーシングにより情シス部門の負荷を軽減する方法については以下の記事でも解説しています。

PC調達における情シス部門の課題と負荷軽減を実現した導入事例をご紹介！

PC・パソコンを調達する場合、購入やリース、レンタルといった手法がありますが、近年はDevice as a Service（DaaS）というサブスクリプション型の調達手法が注目されています。本記事では従来型のPC調達手段や今注目のDaaSについて解説し、PC調達における情シス部門の課題や、効率的なPC調達を実現した事例をご紹介します。

ひとり情シスの状態では業務負担増大や属人化が起きやすく、セキュリティ上の問題も発生しやすくなるため、上記でご紹介したような方法を組み合わせてひとり情シスから脱却することが非常に重要です。

信頼できるアウトソーシング先に業務を委託することで情シス部門の業務負荷を軽減でき、業務の質向上につながります。

Wave PC Mateでは、PCの調達・導入から運用管理、廃棄までのPC管理業務を一括でアウトソーシングできます。
PC管理業務はライフサイクル管理やキッティングなど多岐にわたり、情シス部門ですべての業務を完結しようとすると多くの手間と時間を要します。
情シス部門の業務効率化を実現したい方は、ぜひPC運用管理業務のアウトソーシングをご検討ください。

また、情報システム部門の工数がひっ迫することによる起こりうるリスクについては、以下の資料でも詳しく説明していますのであわせてご覧ください。